Utente:Iopensa/Elezioni 2022

Da Wikimedia Italia.
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Considerazioni di Iolanda Pensa sul mandato dicembre 2020-giugno 2022. Visto che sabato 25 ottobre 2022 ci sono le elezioni ho pensato che sia un buon momento per preparare una mia valutazione su questo anno e mezzo di lavoro nel direttivo di Wikimedia Italia.

Attenzione che ho aperto un account nel Wikimedia Foundation Grantee Portal

La mia esperienza

Cose da fare

  • Incarichi collaboratori. Mansionario, obiettivi e valutazione annuale di ogni collaboratore (vedi Livelli di requisiti di Wikimedia Italia)
  • Manuale del direttivo. Aggiornare il Associazione:Manuale del direttivo (va inclusa anche la procedura per i richiami formali)
  • Valutazione di progetti e iniziative. Va prevista per ogni progetto e iniziativa. Anche i progetti annuali/regolari vanno strutturati in pagine annuali con obiettivi, risorse allocate, report e una valutazione. Il Template:Attività può essere integrato con la valutazione. Valutazione progetti e iniziative
  • Modifiche allo statuto. Vanno fatte per potersi accreditare per la formazione presso il MIUR e per risolvere una serie di questioni tra le quali il voto dei soci minorenni e la durata del mandato del direttivo (che io ritengo debba essere di 3 anni)
  • Onboarding. Va prevista una procedura di onboarding del direttivo (un'idea di Catrin che condivido completamente). Utile il manuale del direttivo ma più importanti dei momenti di formazione e affiancamento previsti per capire accessi, documentazione, calendario annuale delle attività, commissioni, come contribuire. In effetti delle procedure di onboarding per volontari, soci, staff sarebbero sempre necessarie e utili (anche per far capire che le persone sono accolte e benvenute)
  • Elezioni del direttivo. Va esplicitata la scheda con una lista di informazioni da fornire (almeno con esperienza sui progetti Wikimedia/OpenStreetMap, eventuali blocchi/problemi, fedina penale e cause in corso, dichiarazione di conflitti d'interesse...) e con una descrizione di cosa ci si aspetta dal direttivo (accesso e gestione dati, confidenzialità, impegno, questioni etiche...)
  • Portare a 3 anni la durata del mandato dei membri del direttivo. La durata di membri del direttivo va estesa a 3 anni perché 2 anni non sono sufficienti per avere il tempo di produrre dei risultati e perché non ti occupi della relazione sulle attività che hai promosso (primo anno realizzi attività di altri e prepari piano annuale, secondo anno si sviluppa il piano annuale che hai contribuito a preparare, terzo anno valuti l'esperienza e la pianifichi i prossimi passi); le elezioni così frequenti con cadenza annuale vanno benissimo per aumentare il turnover, controllare il direttivo e gestire situazioni critiche rimuovendo rapidamente persone e assicurandosi che il presidente abbia annualmente la fiducia degli altri membri del consiglio, ma è controproducente considerare il direttivo un organo principalmente da controllare: si aumenta l'instabilità dell'associazione e non si dà fiducia a coloro che sono stati eletti e devono dirigere l'associazione. Quello che si vuole è avere candidati affidabili che conoscono l'associazione e i progetti, che si impegnano per lo scopo dell'associazione e ai quali dare fiducia. Queste dovrebbero essere le premesse per definire il ruolo e il funzionamento del consiglio direttivo e della sua durata: non si può partire dal presupposto che ci saranno problemi e se dura il mandato è più facile e rapido gestire le inadeguatezze del direttivo

Le cose che mi sembra siano utili e ritengo valga la pena mantenere

  • Livelli di requisiti. Fornisce delle indicazioni sulle priorità; secondo me è utile per sostenere il personale nel rendere chiaro cosa è importante e cosa lo è meno, aiuta anche a valutare l'operato del personale in basa a delle priorità. Livelli di requisiti di Wikimedia Italia
  • Correlare il piano annuale con il consuntivo. Questo permette di incaricare il personale di realizzare il piano annuale dando mandato e deleghe per la sua realizzazione. Permette di monitorare cosa si sta facendo rispetto a obiettivi/indicatori. Prevede inoltre di gestire attraverso autorizzazioni del direttivo le modifiche al piano, ma evita che il nuovo direttivo cambi le attività in corso. Questa novità è stata apprezzata anche dallo staff e credo che valga la pena conservarla.
  • Riunioni direttivo. Pianificare le riunioni del direttivo condividendo l'ordine del giorno e cercando di tenere le riunioni a 1 ora a settimana Associazione:Riunioni del Direttivo. Secondo me dovrebbe essere il direttore esecutivo a preparare l'ordine del giorno insieme al presidente in modo da verificare di inserire tutti i temi necessari con aggiornamenti, delibere e decisioni da verbalizzare.
  • Le carinerie (come le chiama giustamente Catrin). Facciamo in modo che Wikimedia Italia faccia carinerie ;-) Non sono brava io, ma è tutto merito e iniziativa dello staff. Le carinerie sono attenzioni, ringraziamenti, pensierini. Ricordarsi che un'associazione è fatta di persone che vanno trattate con cura
  • Richiami formali. I richiami formali (archiviati in nextcloud nelle pagine private del direttivo) secondo me sono utili per segnalare problemi con un messaggio cortese ma attento a spiegare cosa non va. L'obiettivo è proprio segnalare un problema e abbiamo avuto delle belle reazioni molto positivi. Inoltre resta confidenziale a meno che una situazione peggiori fino al punto di arrivare ad un'espulsione. Secondo me la procedura però dovrebbe essere gestita dal direttore esecutivo.
  • Documentazione e wikina. È stata migliorata e aggiornata la documentazione in wikina soprattutto sui progetti. Secondo me questo va continuato e potenziato perché è un sistema di project management semplice, accessibile a tutti e utile per documentare storia e impatto. Secondo me il Template:Attività comincia a funzionare ed essere utile e può aiutare ad automatizzare un po' di cose per il monitoraggio di progetti e iniziative
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