Utente:Iopensa/Elezioni 2022

Passaggio di consegne 2022 di Iolanda Pensa. Visto che sabato 25 ottobre 2022 ci sono le elezioni ho pensato che sia un buon momento per preparare il mio passaggio di consegne, in modo da lasciare qualche mio commento su questo anno e mezzo di lavoro nel direttivo di Wikimedia Italia.

• Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primi 100 giorni
• Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primo anno

Attenzione che ho aperto un account nel Wikimedia Foundation Grantee Portal

• Account Wikimedia Italia per Wikimedia Foundation Grantee Portal

La mia esperienza

Cose da fare

• Incarichi collaboratori. Mansionario, obiettivi e valutazione annuale di ogni collaboratore (vedi Livelli di requisiti di Wikimedia Italia)
• Manuale del direttivo. Aggiornare il Associazione:Manuale del direttivo (va inclusa anche la procedura per i richiami formali)
• Valutazione di progetti e iniziative. Va prevista per ogni progetto e iniziativa. Anche i progetti annuali/regolari vanno strutturati in pagine annuali con obiettivi, risorse allocate, report e una valutazione. Il Template:Attività può essere integrato con la valutazione. Valutazione progetti e iniziative
• Modifiche allo statuto. Vanno fatte per potersi accreditare per la formazione presso il MIUR e per risolvere una serie di questioni tra le quali il voto dei soci minorenni e la durata del mandato del direttivo (che io ritengo debba essere di 3 anni)
• Onboarding. Va prevista una procedura di onboarding del direttivo (un'idea di Catrin che condivido completamente). Utile il manuale del direttivo ma più importanti dei momenti di formazione e affiancamento previsti per capire accessi, documentazione, calendario annuale delle attività, commissioni, come contribuire. In effetti delle procedure di onboarding per volontari, soci, staff sarebbero sempre necessarie e utili (anche per far capire che le persone sono accolte e benvenute)
• Elezioni del direttivo. Va esplicitata la scheda con una lista di informazioni da fornire (almeno con esperienza sui progetti Wikimedia/OpenStreetMap, dichiarazione di conflitti d'interesse...) e con una descrizione di cosa ci si aspetta dal direttivo (accesso e gestione dati, confidenzialità, impegno, questioni etiche...). La durata di membri del direttivo va estesa a 3 anni perché 2 anni non sono sufficienti per avere il tempo di produrre dei risultati e perché non ti occupi della relazione sulle attività che hai promosso (primo anno realizzi attività di altri e prepari piano annuale, secondo anno si sviluppa il piano annuale che hai contribuito a preparare, terzo anno valuti l'esperienza e la pianifichi i prossimi passi); le elezioni così frequenti con cadenza annuale vanno benissimo per aumentare il turnover, controllare il direttivo e gestire situazioni critiche rimuovendo rapidamente persone e assicurandosi che il presidente abbia annualmente la fiducia degli altri membri del consiglio, ma è controproducente considerare il direttivo un organo principalmente da controllare: si aumenta l'instabilità dell'associazione e non si dà fiducia a coloro che sono stati eletti e devono dirigere l'associazione. Quello che si vuole è avere candidati affidabili che conoscono l'associazione e i progetti, che si impegnano per lo scopo dell'associazione e ai quali dare fiducia. Queste dovrebbero essere le premesse per definire il ruolo e il funzionamento del consiglio direttivo e della sua durata: non si può partire dal presupposto che ci saranno problemi e se dura il mandato è più facile e rapido gestire le inadeguatezze del direttivo.

Le cose che mi sembra siano utili e consiglierei di mantenere

• Livelli di requisiti. Fornisce delle indicazioni sulle priorità; secondo me è utile per sostenere il personale nel rendere chiaro cosa è importante e cosa lo è meno, aiuta anche a valutare l'operato del personale in basa a delle priorità. Livelli di requisiti di Wikimedia Italia
• Correlare il piano annuale con il consuntivo. Questo permette di incaricare il personale di realizzare il piano annuale dando mandato e deleghe per la sua realizzazione. Permette di monitorare cosa si sta facendo rispetto a obiettivi/indicatori. Prevede inoltre di gestire attraverso autorizzazioni del direttivo le modifiche al piano, ma evita che il nuovo direttivo cambi le attività in corso. Questa novità è stata apprezzata anche dallo staff e credo che valga la pena conservarla.
  • Correlazione piano annuale e consuntivo 2020 - realizzato per capire com'era la situazione
  • Correlazione piano annuale e consuntivo 2021
  • Correlazione piano annuale e consuntivo 2021
• Riunioni direttivo. Pianificare le riunioni del direttivo condividendo l'ordine del giorno e cercando di tenere le riunioni a 1 ora a settimana Associazione:Riunioni del Direttivo. Secondo me dovrebbe essere il direttore esecutivo a preparare l'ordine del giorno insieme al presidente in modo da verificare di inserire tutti i temi necessari con aggiornamenti, delibere e decisioni da verbalizzare.
• Le carinerie (come le chiama giustamente Catrin). Facciamo in modo che Wikimedia Italia faccia carinerie ;-) Non sono brava io, ma è tutto merito e iniziativa dello staff. Le carinerie sono attenzioni, ringraziamenti, pensierini. Ricordarsi che un'associazione è fatta di persone che vanno trattate con cura
• Richiami formali. I richiami formali (archiviati in nextcloud nelle pagine private del direttivo) secondo me sono utili per segnalare problemi con un messaggio cortese ma attento a spiegare cosa non va. L'obiettivo è proprio segnalare un problema e abbiamo avuto delle belle reazioni molto positivi. Inoltre resta confidenziale a meno che una situazione peggiori fino al punto di arrivare ad un'espulsione. Secondo me la procedura però dovrebbe essere gestita dal direttore esecutivo.
• Documentazione e wikina. È stata migliorata e aggiornata la documentazione in wikina soprattutto sui progetti. Secondo me questo va continuato e potenziato perché è un sistema di project management semplice, accessibile a tutti e utile per documentare storia e impatto. Secondo me il Template:Attività comincia a funzionare ed essere utile e può aiutare ad automatizzare un po' di cose per il monitoraggio di progetti e iniziative