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In questa pagina viene descritto il funzionamento e l'organizzazione delle Commissioni di Wikimedia Italia.

Perché esistono

L'istituzione di commissione risponde a diverse esigenze:

• coinvolgere maggiormente i volontari nei diversi temi della vita associativa
• coinvolgere i volontari nei processi decisionali
• coinvolgere, oltre ai soci, anche degli esperti esterni che possano offrire visioni diverse e competenze specifiche

Chi ne fa parte

Le commissioni possono essere composte da:

• soci
• membri dello staff (almeno uno per commissione)
• membri del direttivo (almeno uno per commissione)
• volontari
• persone esterne

Il ruolo di membro di una commissione è cumulabile con altri ruoli all'interno dell'associazione (direttivo, garanti, coordinatori...).

I membri delle commissioni sono volontari di Wikimedia Italia inseriti nel registro dei volontari, eccetto i membri dello staff. Alle persone esterne all'associazione (quindi coloro che non sono soci) andrà consegnata l'informativa sulla privacy.

Durata

Il mandato dei membri delle commissioni è di 3 anni. Si perde il titolo di membro della commissione nel caso di inattività per 1 anno o su richiesta del direttivo o della commissione stessa. Alcune commissioni sono costituite per attività specifiche e sono sciolte a conclusione dell'attività.

Cosa fanno

Le commissioni sostengono il lavoro dello staff e del direttivo, fornendo raccomandazioni e suggerimenti e contribuendo ai processi decisionali. Lo staff e il direttivo possono decidere di non seguire il parere delle commissioni ma devono motivare le eventuali scelte prese in contrasto con il loro parere.

Vi sono due tipi di commissioni:

1. le commissioni che hanno il mandato di operare delle selezioni e decidere in modo collegiale (es. commissione microgrant, commissioni per la selezione di candidati)
2. le commissioni consultive che forniscono raccomandazioni e suggerimenti che possono essere individuali o collegiali; non è necessariamente richiesto che la commissione prenda una posizione unanime ed è importante che le commissioni diano voce anche a prospettive divergenti.

Chi si impegna a usarle

Lo staff e il direttivo s'impegnano a informare le commissioni delle attività correlate al loro mandato e a consultarle.

Regolamento

I membri delle commissioni si impegnano a:

• rispettare il codice di condotta
• contribuire alla missione di Wikimedia Italia definita nel suo Statuto
• rispettare il Regolamento
• notificare eventuali conflitti di interessi o potenziali conflitti di interessi in base al regolamento di Wikimedia Italia sul conflitto di interessi
• tutelare i dati e le informazioni riservate a cui dovessero avere accesso (vedi Protezione_dei_dati_personali,_privacy_e_riservatezza)
• rilasciare la documentazione prodotta in CC BY-SA all o altra licenza o strumento libero, salvo diversamente indicato.

Come si costituiscono

Il consiglio direttivo forma o modifica le commissioni tramite un verbale o una delibera.

Ai partecipanti di una commissione sono richieste alcune formalità:

• La redazione della dichiarazione di interesse
• L'eventuale firma dell'accordo di riservatezza e dell'autorizzazione al trattamento di dati personali.
• La conferma di essere a conoscenza del regolamento riportato sopra, oltre che di statuto, regolamento e codice di condotta di Wikimedia Italia.

I membri possono istituire delle best practices interne (team rules, gradients of approval, altro).
Un riepilogo degli incontri deve essere reso pubblico nella pagina apposita relativa alla commissione, fatte salve informazioni riservate e confidenziali.

Che tipo di impegno comporta

Per ogni commissione viene stimato l'impegno richiesto.

• Per le commissioni generali (comunicazione, formazione, validazione raccolta fondi...) si richiede annualmente che i membri revisionino bilancio sociale e piano annuale sulle sezioni di loro competenza.
• È possibile prevedere riunioni plenarie o a gruppi ristretti, in presenza o online.

Alle commissioni (tranne nel caso di diverse indicazioni in appositi regolamenti) è richiesto di rispondere entro 7 giorni a richieste o segnalazioni; passati i 7 giorni, l'eventuale mancata risposta verrà interpretata come silenzio-assenso.

Quali sono

Alcune commissioni sono permanenti e si riuniscono periodicamente o in modo regolare per esaminare richieste legate alla loro attività. Tra queste:

• Commissione microgrant che seleziona le richieste inviate per un microgrant
• Commissione sostenibilità (consultiva)
• Commissione validazione raccolta fondi (consultiva)
• Commissione tech (consultiva)
• Commissione università (consultiva)
• Commissione comunicazione (consultiva)
• Commissione scuola (consultiva)
• Commissione certificazione formatori (consultiva)

Altre commissioni sono temporanee e vengono costituite per casi specifici (ad esempio la selezione del personale).

• Commissione bilancio sociale 2022, creata nel 2023 per la revisione del bilancio sociale
• Commissione consultiva investimenti 2023, creata nel 2023 per revisionare i possibili investimenti di Wikimedia Italia

FAQ

Vorrei fare parte di una commissione, cosa devo fare?

Soci, volontari ed esperti possono proporsi per far parte di una commissione segnalando la loro disponibilità a segreteria@wikimedia.it. Il direttivo decide l'eventuale nomina entro 30 giorni.

Un socio può porre una domanda ad una commissione?

È possibile contattare le commissioni scrivendo a segreteria@wikimedia.it.