Da Wikimedia Italia.
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| | * Riserve di fondi del 5x1000 | | * Riserve di fondi del 5x1000 |
| − | * Raccolta fondi del 5x1000 attiva e positiva | + | * Raccolta fondi del 5x1000 attiva e positiva |
| | + | ; Raccolta fondi |
| | + | * Diverse collaborazioni in passato per la raccolta fondi |
| | + | * Assunzione Erica Pedone per la raccolta fondi |
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| | * Necessità e importanza di rendicontare le spese e di realizzare spese commisurate alla raccolta fondi | | * Necessità e importanza di rendicontare le spese e di realizzare spese commisurate alla raccolta fondi |
| | + | ; Raccolta fondi |
| | + | * Incarico a Erica Pedone su raccolta fondi e comunicazione non in linea con l'assunzione |
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Versione delle 15:29, 29 mar 2022
Relazione sul primo anno del direttivo eletto il 17 dicembre 2020 e composto da Iolanda Pensa (presidente), Stefano Dal Bo (vicepresidente), Marta Pigazzini (tesoriere), Paolo Mauri (segretario), Lucia Marsicano (referente soci). Stefano Dal Bo e Paolo Mauri sono stati confermati nelle elezioni dell'assemblea online del 15 maggio 2021.
Analisi dei diversi ambiti
Personale
| Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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In corso
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- Collaboratori
- Personale e collaboratori sono persone competenti e motivate e tutti con conoscenza di base dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap o con formazione in corso.
- Organigramma
- Struttura pensata con un coordinatore dei programmi, un referente per l'amministrazione e un responsabile raccolta fondi. Definizione di un sistema di valutazione del personale.
- Organizzazione con dipendenti sotto le 15 persone e quindi con struttura abbastanza snella e meno complessa da gestire.
- Comunicazione interna
- Riunioni di staff e direttivo settimanali lunedì alle 12.00 con produzione di un verbale.
- Formazione
- Percorso di formazione previsto per tutto lo staff
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- Collaboratori
- Assenza di un addetto per la comunicazione; il responsabile raccolta fondi trasformato in responsabile raccolta fondi e comunicazione.
- Organigramma
- Mancanza di un direttore esecutivo o di una figura di coordinamento dello staff e di raccordo con il direttivo; questo ruolo in passato era stato svolto essenzialmente dal presidente.
- Sistema di valutazione del personale non operativo, mancanza di mansionari e definizione di obiettivi di lavoro individuali.
- Comunicazione interna
- Mancanza di un raccordo tra direttivo e staff all'interno delle riunioni del direttivo.
- Attrezzatura
- Solo alcuni collaboratori con attrezzatura dedicata
- Budget allocato all'attrezzatura
- Procedura
- Mancanza di procedure consolidate per l'organizzazione del lavoro
- Mancanza completa di alcune procedure
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- Collaboratori
- Importanti cambiamenti all'interno dello staff. Non si è rinnovata la collaborazione con la coordinatrice dei programmi; hanno dato le dimissioni per un altro lavoro la responsabile scuole e la responsabile raccolta fondi e
- Sostituzioni di maternità per due collaboratrici con ricerca collaboratori.
- Nomina di un nuovo consulente del lavoro per rispondere meglio alle esigenze dell'associazione.
- Nomina di un nuovo medico del lavoro per pensionamento.
- Potenziamento collaborazione con il commercialista.
- Potenziamento dello staff con assunzione di nuova collaboratrice progetti, collaboratore comunicazione e collaboratrice segreteria e amministrazione.
- Organigramma
- Formazione
- Mantenuto percorso di formazione dello staff nell'ambito dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap
- Potenziate occasioni di formazione. 3 membri dello staff hanno partecipato a Certificazione Creative Commons 2021.
- Comunicazione interna
- Attrezzatura
- Investimenti su strumentazione per lo staff, sia per il miglioramento delle postazioni che per la gestione della privacy con strumentazione di lavoro.
- A fronte di una serie di cambiamenti interni, nomina di un direttore esecutivo per 6 mesi e possibilità di testare una collaborazione ed eventualmente confermarla. Deleghe e definizione mandato del direttore esecutivo
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- Organigramma
- Definizione nuovi ruoli e mandati
- Organizzazione
- Comunicazione interna
- Verbali della riunioni dello staff
- Verifica implementazione delibere/verbale alla riunione dello staff
- Formazione
- 3 membri dello staff stanno partecipando a Certificazione Creative Commons 2022; formazione specialistica in contabilità.
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Direttivo
| Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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In corso
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- Da sempre grande impegno da parte dei membri del direttivo nel contribuire all'associazione
- Incontri settimanali con lo staff per avere punto di contatto e discussioni
- Presenza dell'Organo di controllo durante le riunioni del direttivo per monitorare funzionamento
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- Impegno di lavoro molto gravoso per direttivo e presidente
- Lunghissime riunioni del direttivo
- Mancanza di un raccordo tra staff e direttivo
- Nessun membro dello staff partecipa alle riunioni del direttivo
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- Regolarità e prevedibilità
- Riunioni del direttivo di circa 1 ora-1ora e mezza, regolari e con cadenza settimanale. Incontro concordato con tutti i componenti e con l'organo di controllo con orari alternati per venire incontro alle diverse esigenze (tendenzialmente lunedì alle 18 oppure 21).
- Alternate riunioni formali (con la presenza dell'organo di controllo) e informali, in modo da poter avere il tempo anche di discutere questioni e non solo prendere decisioni.
- Struttura regolare dell'ordine del giorno con aggiornamenti, questioni da verbalizzare, delibere e questioni da discutere.
- Trasparenza e condivisione
- Calendario delle riunioni del direttivo e ordine del giorno pubblicato anticipatamente online e accessibile a tutti su Associazione:Riunioni del Direttivo.
- Verbali del direttivo approvati e pubblicati a fine riunione, accessibili molto rapidamente (Archivio riunioni direttivo formali e informali 2021
- Praticamente tutte le questioni ricevute via mail al direttivo o presentate alla riunione dello staff diventano oggetto di aggiornamenti nelle riunioni
- Verbale sintetico; non sono inserite informazioni confidenziali ma si cerca di presentare in termini generali tutte le questioni, anche quelle critiche
- Archiviazione di tutti i documenti firmati ed elenco accessibile ai soci Elenco di tutti i documenti firmati dal presidente nel 2021
- Lavoro preparatorio
- Particolarmente importante per facilitare il processo decisionale è il lavoro preparatorio eseguito dallo staff con raccolta di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori
- Un membro del direttivo partecipa alle discussioni delle commissioni - Commissioni
- Partecipazione e processi decisionali
- Presenza consistente dei membri del direttivo alle riunioni con rare assenze giustificate.
- Obiettivo di prendere decisioni sentendo i pareri di persone esperte, dando spazio a discussioni e raccogliendo opinioni.
- Decisioni basate su comparazione di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori.
- Relazione da parte del componente del direttivo che ha partecipato alle discussioni delle commissioni o sta seguendo la questione.
- Processo decisionale basato sul consenso e sostenuto dal lavoro preparatorio. Tendenzialmente l'obiettivo è decidere all'unanimità.
- Gestione conflitto d'interessi
- Eventuali conflitti d'interessi gestiti a inizio riunioni; la procedura è stata inserita nel modello di verbale in modo da ricordarsi alla lettura dell'ordine del giorno di segnalare eventuali situazioni.
- Astensione dei componenti del direttivo collegati a enti/persone correlate alla delibera o coinvolti nel processo preparatorio
- Potenziare il collegamento tra decisioni/delibere e lavoro del personale
- Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni del direttivo
- L'ordine del giorno è accessibile al personale e possono essere proposti punti da discutere o decisioni da prendere (via mail o alla riunione di staff)
- Il verbale e le delibere riportano il nome del referente di Wikimedia Italia per le diverse azioni
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Comunicazione
| Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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In corso
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- Wikina
- La wikina è uno strumento consolidato che raccoglie già molta documentazione sulla storia e le attività di Wikimedia Italia
- Comunicazioni ai volontari
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- Wikina
- I volontari non possono modificare la wikina (bisogna avere un account che solo i soci hanno)
- Comunicazioni ai volontari
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- Wikina
- Riorganizzazione della wikina con spazi aperti ai soli soci (ns Associazione, Ufficio, Direttivo) e spazi aperti a tutti (ns principale); questo permette aggiornamento della versione di mediawiki
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- Riorganizzazione degli spazi di discussione usati dall'associazione sperimentando un nuovo strumento.
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Pianificazioni e relazioni sulle attività
| Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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In corso
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- Relazione sulle attività dal 2008 (con eccezione del 2014)
- Piano annuale dal 2018
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- Scarsa correlazione tra il piano annuale e la relazione sulle attività
- Scarsa correlazione tra il piano annuale e le attività realmente realizzate
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- Potenziamento correlazione piano annuale e attività realizzate
- Bilancio sociale 2020 - Prima esperienza di bilancio sociale
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Struttura
| Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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In corso
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- Documentazione
- Lunga esperienza e conoscenza dell'associazione da parte di alcuni membri dello staff
- Disponibilità di soci ed ex membri del direttivo a collaborare e condividere informazioni ed esperienza
- Documentazione disponibile in wikina e nextcloud
- Conti correnti e altri strumenti
- Strumenti bancari, paypal
- Disponibilità di risorse economiche
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- Documentazione
- Documentazione non sempre aggiornata in wikina
- Mancanza di backup sulla documentazione,
- Conti correnti e altri strumenti
- Account ancora aperti di ex membri del direttivo e ex staff; carta di credito di ex staff non chiusa; account intestati a ex membri del direttivo
- Conti non accessibili da tempo
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- Documentazione
- Lavoro di riorganizzazione e aggiornamento della documentazione in wikina
- Apertura nuova istanza di nextcloud e riordino documentazione in archivio
- Conti correnti e altri strumenti
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Raccolta fondi
| Aspetti positivi < 2021
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Punti critici < 2021
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Azioni realizzate 2021
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In corso 2022
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- 5x1000
- Riserve di fondi del 5x1000
- Raccolta fondi del 5x1000 attiva e positiva
- Raccolta fondi
- Diverse collaborazioni in passato per la raccolta fondi
- Assunzione Erica Pedone per la raccolta fondi
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- 5x1000
- Necessità e importanza di rendicontare le spese e di realizzare spese commisurate alla raccolta fondi
- Raccolta fondi
- Incarico a Erica Pedone su raccolta fondi e comunicazione non in linea con l'assunzione
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- 5x1000
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- 5x1000
- Rendiconto 2022 - anno finanziario 2020 (scadenza 31 agosto circa)
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- Va rinforzata la raccolta fondi di Wikimedia Italia con attenzione ai donatori, 5x1000, sponsor, bandi europei e nazionali e strategie di co-finanziamento congiunte.
Progetti settore istruzione
| Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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In corso
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Progetti settore GLAM
| Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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In corso
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Progetti settore sostegno ai volontari e comunità
| Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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In corso
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Cosa facciamo
Chi siamo
Dove siamo