Utente:Iopensa/Relazione di fine mandato 2020-2024

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Richieste al direttivo

Relazione di fine mandato di Iolanda Pensa nominata presidente di Wikimedia Italia il 17 dicembre 2020 e riconfermata fino al 18 maggio 2024.

Raccomandazioni per il futuro

1. Pianificare le attività su 3 anni
2. Integrare un piano di sostenibilità
3. Completare il ciclo dei progetti (selezione, sostegno, valutazione, ringraziamenti, comunicazione)
4. Riuscire a dire di sì [perché è più facile dire di no]
5. Coinvolgere (es. commissioni) e ringraziare i volontari

Risultati in sintesi

Previsto nella candidatura - Cosa ho detto che avrei fatto nel 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Rendere più facile l’esperienza nel direttivo	Interventi su struttura e personale Documentazione in wikina (con VisualEditor!)
Migliorare i processi decisionali e la suddivisione delle responsabilità, fare chiarezza sui ruoli e sulle direzioni	Organigramma, ruoli, deleghe, mansionari Piano triennale ed esecuzione piani annuali
Potenziare Il patrimonio culturale italiano su Wikipedia, i progetti Wikimedia e OpenStreetMap	Empowering Italian GLAMs Il patrimonio culturale italiano su Wikipedia, i progetti Wikimedia e OpenStreetMap (con visualizzazioni) Wiki Loves Monuments tematico con approccio opt-out Attività di advocacy in collaborazione con Creative Commons Italia e Wikimedia Europe
Potenziare le iniziative che sostengono l’uso di Wikipedia, dei progetti Wikimedia e di OpenStreetMap come risorse educative aperte (OER Open Educational Resources)	Certificazione formatori Wikipedia e la scuola italiana (con visualizzazioni)

Attività dei diversi ambiti

Struttura

Area	Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Documentazione	Lunga esperienza e conoscenza dell'associazione da parte di alcuni membri dello staff Disponibilità di soci ed ex membri del direttivo a collaborare e condividere informazioni ed esperienza Documentazione disponibile in wikina e nextcloud	Documentazione non sempre aggiornata in wikina Mancanza di backup sulla documentazione	Lavoro di riorganizzazione e aggiornamento della documentazione in wikina Creazione di pagine di progetto per quelli in corso e passati Sistematizzare aggiornamento progetti e materiale di riferimento template:attività Documentazione sui patrocini - Patrocini Apertura nuova istanza di Nextcloud e riordino documentazione in archivio Riordino documentazione in Nextcloud Siamo riusciti ad avere un incendio dei server francesi nel 2021 e una cancellazione totale della nostra documentazione archiviata nei server tedeschi nel 2024. Tutto recuperato.
Organizzazione	Struttura con personale 15 anni di storia dell'associazione Associazione:Manuale del direttivo	Manuale del direttivo ma non un manuale interno (come se le cose da fare le dovesse fare il direttivo) Mancanza di un regolamento del personale Mancanza di procedure consolidate e operative; in alcuni casi mancanza completa di procedure	Struttura basata su Livelli di requisiti di Wikimedia Italia con definizione di priorità Avvio di alcune procedure Linee guida comunicazione Associazione:Procedura approvazione Wikimedia Italia di proposte, con sistematizzazione del processo per la richiesta di patrocini Lettere di incarico con licenze libere, gestione diritti e pagamento alla consegna dei dati e della documentazione Avvio bozza Regolamento del personale Associazione:Manuale interno Avvio processo Valutazione progetti e iniziative (Valutazione progetti e iniziative/2022-2024) Organigramma, ruoli, deleghe al direttore esecutivo, deleghe allo staff, KPI indicatori, mansionari, e MBO obiettivi individuali (confidenziale)
Conti correnti e altri strumenti	Strumenti bancari, paypal Disponibilità di risorse economiche	Account ancora aperti di ex membri del direttivo e ex staff; carta di credito di ex staff non chiusa; account intestati a ex membri del direttivo Conti non accessibili da tempo	Chiusura accesso conti a ex membri del direttivo e ex staff Chiusura carta di credito di ex staff (non ancora chiusa dal 2017) Chiusura del conto corrente Unicredit Accessi per il conto postale Firma digitale e online dei documenti bancari su Inbiz (conto Unicredit) Carte prepagate per membro staff e tesoriere Delega di spesa, accesso ai conti e carta prepagata al direttore esecutivo Catrin Vimercati Chiusura conto postale Chiusura conto PayPal
GDPR	Avviato il processo per la GDPR	Il consulente lascia l'incarico	Proseguimento lavoro per la GDPR Assunzione nuovo consulente GDPR Modello di Accordo di riservatezza (non disclosure agreement) Procedura per tutte le persone coinvolte e per le commisioni Monitoraggio accessi in wikina con template (bellissimo!)
Infrastruttura	BBB e Moodle dell'associazione Siti, domini, server Uso di strumenti liberi Preferenza per strumenti liberi nelle policy dell'associazione	Problemi di accesso ai server Mancanza di regolamentazione su accessi, dichiarazione COI e NDA Non disclosure agreement Mancanza di familiarità con gli strumenti liberi da parte del personale	Inserimento nel piano annuale di una figura di supporto tecnico Prima revisione su accessi e forniture Nuova istanza Nextcloud Attivazione istanza Bitwarden (poi non in uso) Introduzione di Mattermost come strumento di comunicazione interna (sperimentale, per ora solo staff) (poi non in uso) Pulizia account email obsoleti, linea guida sulla gestione degli account Richiesta di blocco globale degli account WMIT obsoleti esistenti nei progetti Sostituzione del CRM Backup regolare di tutti i sistemi
Segreteria e denunce	Sistema OTRS Gestione centralizzata della posta in entrata Supporto legale per minacce di denunce e situazioni complesse	Circa una minaccia di denuncia ogni 2 mesi con periodi più intensi in coincidenza con eventi/comunicati Modello di lettera di risposta dell'avvocato mai revisionata da Wikimedia Foundation team legal	Revisione della lettera di risposta da parte dell'avvocato e della strategia in coordinamento con Wikimedia Foundation team legal Aggiornamento dati referenti legal su Wikipedia
Sede	Postazioni a BASE Magazzino con affitto annuale	Aumento dei costi di BASE e dubbi sul contesto Spazio magazzino separato dalla sede di BASE Necessità di definire sede	Partecipazione al bando per la sede VOCE Volontari al Centro (primi classificati) - https://voce.milano.it. Attualmente in fase di definizione consegna spazi nel 2023 Collaborazione come co-organizzatori per Wiki Loves Monuments 2022 con l'Istituto italiano dei castelli http://www.istitutoitalianocastelli.it/ (nostri vicini di spazio nella sede di VOCE)
Associazione	Statuto adeguato al Codice del terzo settore	Nuove richieste di adeguamento del Codice del Terzo settore Cambiamenti continui nelle indicazioni per gli enti del Terzo settore	Assemblee Assemblea ordinaria - online, 15 maggio 2021 Assemblea ordinaria - online, 27 novembre 2021 Assemblea ordinaria - online, 25 giugno 2022 Assemblea ordinaria - online, 30 novembre 2022 Assemblea ordinaria - Milano e online, 15 aprile 2023 Assemblea ordinaria - Bari e online, 18 novembre 2023 Assemblea straordinaria - online, 18 marzo 2024. Assemblea ordinaria - Milano e online, 18 maggio 2024 (con bye bye) Modifiche a statuto e regolamento. Tra le principali durata di 3 anni del direttivo e elezioni

Personale

Area	Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Collaboratori	Personale e collaboratori sono persone competenti e motivate e tutti con conoscenza di base dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap o con formazione in corso.	Assenza di un addetto per la comunicazione; il responsabile raccolta fondi trasformato in responsabile raccolta fondi e comunicazione.	Importanti cambiamenti all'interno dello staff. Non si è rinnovata la collaborazione con la coordinatrice dei programmi; hanno dato le dimissioni per un altro lavoro la responsabile scuole e la responsabile raccolta fondi e Sostituzioni di maternità per due collaboratrici con ricerca collaboratori. Potenziamento dello staff con assunzione di nuova collaboratrice progetti, collaboratore comunicazione e collaboratrice segreteria e amministrazione. Nomina di un nuovo consulente del lavoro per rispondere meglio alle esigenze dell'associazione - Consulente del lavoro Nomina di un nuovo medico del lavoro per pensionamento - Associazione:Medico del lavoro Potenziamento collaborazione con il commercialista - Associazione:Commercialista Revisione preventivi consulente legale e poi conferma incarico - Associazione:Consulenze legali Mansionari, deleghe, KPI e MBO Assunzione Chiara Mignolli (responsabile amministrativo)
Organigramma	Struttura pensata con un coordinatore dei programmi, un referente per l'amministrazione e un responsabile raccolta fondi. Definizione di un sistema di valutazione del personale. Organizzazione con dipendenti sotto le 15 persone e quindi con struttura abbastanza snella e meno complessa da gestire.	Mancanza di un direttore esecutivo o di una figura di coordinamento dello staff e di raccordo con il direttivo; questo ruolo in passato era stato svolto essenzialmente dal presidente. Sistema di valutazione del personale non operativo, mancanza di mansionari e definizione di obiettivi di lavoro individuali.	Organigramma Definizione ruoli e mandati Mansionari, deleghe, KPI e MBO A fronte di una serie di cambiamenti interni, nomina di un direttore esecutivo per 6 mesi e possibilità di testare una collaborazione ed eventualmente confermarla. Deleghe e definizione mandato del direttore esecutivo Percorso di affiancamento sulla governance da parte di Confini Nomina di un project manager fino a maggio 2024, estensione del mandato fino a dicembre 2024 come direttore esecutivo ad interim
Comunicazione interna	Riunioni di staff e direttivo settimanali lunedì alle 12.00 con produzione di un verbale.	Mancanza di un raccordo tra direttivo e staff all'interno delle riunioni del direttivo.	Mantenute riunioni settimanali staff e direttivo e resa accessibile la documentazione - Associazione:Riunioni settimanali dello staff fino alla nomina del direttore esecutivo ad interim Verbali della riunioni dello staff Verifica implementazione delibere/verbale alla riunione dello staff Partecipazione del direttore esecutivo alle riunioni del direttivo
Formazione	Percorso di formazione previsto per tutto lo staff	Solo alcuni collaboratori con attrezzatura dedicata Budget allocato all'attrezzatura	Mantenuto percorso di formazione dello staff nell'ambito dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap Potenziate occasioni di formazione. 3 membri dello staff hanno partecipato a Certificazione Creative Commons 2021. 3 membri dello staff stanno partecipando a Certificazione Creative Commons 2022; formazione specialistica in contabilità. Percorsi di formazione personalizzati per lo staff
Attrezzatura		Necessità di avere attrezzatura dell'associazione anche per motivi di sicurezza e privacy (GDPR) Situazione differenziata tra i membri dello staff	Investimenti su strumentazione per lo staff, sia per il miglioramento delle postazioni che per la gestione della privacy con strumentazione di lavoro.

Direttivo

	Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Impegno	Da sempre grande impegno da parte dei membri del direttivo nel contribuire all'associazione	Impegno di lavoro molto gravoso per direttivo e presidente Durata di 2 anni del mandato dei membri del direttivo (ci vuole circa 1 anno per conoscere bene l'associazione e riuscire a contribuire; 2 anni non permettono di vedere i risultati del proprio lavoro)	Impegno del direttivo principalmente circoscritto alle riunioni direttivo e riunioni con lo staff
Riunioni		Lunghissime riunioni del direttivo Pochi verbali disponibili e documenti interni con informazioni non pubblicabili	Riunioni del direttivo di circa 1 ora-1ora e mezza, regolari e con cadenza settimanale. Incontro concordato con tutti i componenti e con l'organo di controllo con orari alternati per venire incontro alle diverse esigenze (tendenzialmente lunedì alle 18 oppure 21) Alternate riunioni formali (con la presenza dell'organo di controllo) e informali, in modo da poter avere il tempo anche di discutere questioni e non solo prendere decisioni Struttura regolare dell'ordine del giorno con aggiornamenti, questioni da verbalizzare, delibere e questioni da discutere Presenza consistente dei membri del direttivo alle riunioni con rare assenze giustificate Obiettivo di prendere decisioni sentendo i pareri di persone esperte, dando spazio a discussioni e raccogliendo opinioni Decisioni basate su comparazione di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori Relazione da parte del componente del direttivo che ha partecipato alle discussioni delle commissioni o sta seguendo la questione Processo decisionale basato sul consenso e sostenuto dal lavoro preparatorio. Tendenzialmente l'obiettivo è decidere all'unanimità
Collaborazione con il personale	Incontri settimanali con lo staff per avere punto di contatto e discussioni	Mancanza di un raccordo tra staff e direttivo Nessun membro dello staff partecipa alle riunioni del direttivo	Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni del direttivo L'ordine del giorno è accessibile al personale e possono essere proposti punti da discutere o decisioni da prendere (via mail o alla riunione di staff) Il verbale e le delibere riportano il nome del referente di Wikimedia Italia per le diverse azioni Lavoro preparatorio eseguito dallo staff con raccolta del loro parere, richiesta di preventivi e raccolta di pareri di commissioni/comunità/coordinatori
Collaborazione con soci e volontari	Incontri "Dillo al direttivo" Preparazione del piano annuale realizzato in collaborazione con i soci Coinvolgimento di soci e volontari su specifici progetti (Wiki Loves Monuments) Rete di esperti tra i soci e i volontari e contatti con esperti attraverso progetti e iniziative realizzate dall'associazione	Necessità di coinvolgere anche i volontari nel dialogo e nei processi decisionali Pochissimi punti di contatto tra soci e volontari con il direttivo Pochissime occasioni di coinvolgimento di esperti (solo attraverso mandati o invitandoli all'interno di eventi)	Raccolta di pareri di commissioni/comunità/coordinatori Un membro del direttivo partecipa alle discussioni delle commissioni - Commissioni
Monitoraggio operato del direttivo	Presenza dell'Organo di controllo durante le riunioni del direttivo per monitorare funzionamento Durata di 2 anni del mandato dei membri del direttivo (che permette di non confermare l'incarico a membri del direttivo di cui non si apprezza l'operato)		Aumento accesso ai contenuti, trasparenza Calendario delle riunioni del direttivo e ordine del giorno pubblicato anticipatamente online e accessibile a tutti su Associazione:Riunioni del Direttivo. Verbali del direttivo approvati e pubblicati a fine riunione, accessibili molto rapidamente (Archivio riunioni direttivo formali e informali 2021 Praticamente tutte le questioni ricevute via mail al direttivo o presentate alla riunione dello staff diventano oggetto di aggiornamenti nelle riunioni Verbale sintetico; non sono inserite informazioni confidenziali ma si cerca di presentare in termini generali tutte le questioni, anche quelle critiche Archiviazione di tutti i documenti firmati ed elenco accessibile ai soci Elenco di tutti i documenti firmati dal presidente nel 2021 Presentazione per spiegare funzionamento di Wikimedia Italia Come è cambiata Wikimedia Italia, marzo 2021 Presentazione su Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primi 100 giorni - presentazione di priorità e approccio
Gestione conflitto d'interessi	Regolamento conflitto d'interessi		Eventuali conflitti d'interessi gestiti a inizio riunioni; la procedura è stata inserita nel modello di verbale in modo da ricordarsi alla lettura dell'ordine del giorno di segnalare eventuali situazioni. Astensione dei componenti del direttivo collegati a enti/persone correlate alla delibera o coinvolti nel processo preparatorio
Gestione codice di condotta			Creazione di un sistema di richiami formali con lettera che descrive il problema e 3 mesi di sospensione dai finanziamenti e da incarichi associativi; dopo 3 richiami è prevista l'espulsione Nel 2021 sono stati fatti 3 richiami formali a soci Gestione di una situazione critica all'interno del personale Inserimento del codice di condotta nel processo di iscrizione all'associazione e per i candidati al direttivo

Pianificazioni e relazioni sulle attività

Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024	Raccomandazioni
Relazione sulle attività dal 2008 (con eccezione del 2014) Piano annuale dal 2018	Il piano annuale non è il punto di riferimento per le attività Scarsa correlazione tra il piano annuale e la relazione sulle attività Scarsa correlazione tra il piano annuale e le attività realmente realizzate Schema riassuntivo progetti e iniziative 2019 Schema riassuntivo progetti e iniziative 2020	Esecuzione piano annuale 2021 con poche variazioni Potenziamento correlazione piano annuale e attività realizzate Schema riassuntivo progetti e iniziative 2021 Schema riassuntivo progetti e iniziative 2022 Bilancio sociale 2020 - Prima esperienza di bilancio sociale Bilancio sociale Piano annuale 2022 Variazioni di budget introdotte a maggio 2021 Potenziamento bando archivi & musei Potenziamento Wikimediani in residenza (accordo Università di Padova) Potenziamento Wiki-docenti: erogazione corsi MIUR Finanziamenti progetti di ricerca università - Dossier sui vantaggi e l'impatto di Wiki Loves Monuments e delle collaborazioni GLAM 2021 WLM collaborazioni con istituzioni (e.g. Touring Club, Arci, Italia Nostra) - GLAM/Altre istituzioni/Arci Liguria, GLAM/Altre istituzioni/Touring club italiano Potenziamento contributi ai soci (microgrant e progetti dei soci) Dossier sostenibilità Sostegno alla sostenibilità di Wikimedia Italia a cura di collectibus 2021-2022 Compensi per prestazioni professionali - Grafica wikina 2021-2022 Sviluppo di strumenti IT utili all'associazione Contributo a internet archive - Non ancora erogato ma a budget Avvio Sostegno alla sostenibilità di Wikimedia Italia a cura di collectibus 2021-2022 Bilancio sociale 2021 Sostegno alla sostenibilità di Wikimedia Italia a cura di collectibus 2021-2022 Definizione degli indicatori 2022 sulla base della ridefinizione del Bilancio sociale 2021 realizzata in collaborazione con collectibus Bilancio sociale 2022 Bilancio sociale 2023	collectibus

Progetti settore sostegno ai volontari e comunità

Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Coinvolgimento volontari Definizione nello statuto di un'attenzione ai volontari che possono non essere soci Sostegno Bandi per i volontari Microgrant Richieste al direttivo Coinvolgimento in processi decisionali Esistenza della commissione microgrant Coinvolgimento di soci in commissioni nominate per selezione del personale e progetti	Coinvolgimento volontari Limitata comunicazione ai volontari non soci Soci coinvolti nella commissione microgrant Sostegno Coinvolgimento in processi decisionali Accessi senza dichiarazione d'interessi e NDA Non disclosure agreement	Coinvolgimento volontari Priorità definita dal direttivo che vuole focalizzarsi sui volontari: coinvolgere e indirizzarsi ai volontari (anche non soci) e prestare particolare attenzione a coinvolgere i volontari dei progetti Wikimedia e di OpenStreetMap Sostegno Semplificazione procedura patrocini ed elenco condiviso - Patrocini Potenziamento risorse per bandi Coinvolgimento in processi decisionali Creazione di nuove commissioni che coinvolgono soci e volontari su specifici temi e iniziative, con ruolo consultivo per arricchire i processi decisionali Commissione sostenibilità Commissione validazione raccolta fondi Definizione specifica delle commissioni con indicazione del carico di lavoro Coinvolgimento dei coordinatori nelle commissioni in modo che abbiano ruolo attivo nei processi decisionali

Advocacy e Wiki Loves Monuments

Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Europa Ruolo attivo nel Free Knowledge Advocacy Group EU Attività europee con coinvolgimento attivo di soci e Wikimedia Italia Creative Commons Collaborazione con Deborah De Angelis (e Creative Commons Italia) consolidata Relazioni istituzionali Attività con ministeri quasi 10 anni	Mancanza di un gruppo di lavoro allargato con referente Wikimedia Italia Situazione complessa per il recepimento della direttiva europea	Realizzazione piano annuale Integrazione Visualizzazioni del patrimonio culturale dei comuni italiani sui progetti Wikimedia - aggiornamento Dossier sui vantaggi e l'impatto di Wiki Loves Monuments e delle collaborazioni GLAM 2021 Europa e internazionale Incontro con Free Knowledge Advocacy Group EU e potenziamento collaborazione Incontro con referenti Policy di Wikimedia Foundation e collaborazione Creazione di un gruppo di lavoro per le questioni internazionali che coinvolge Paolo Casagrande (referente Wikimedia Italia), Iolanda Pensa (per il direttivo), Mattia Nappi, Deborah De Angelis, Maurizio Codogno, Federico Leva, Lorenzo Losa Avvio procedura per diventare osservatori WIPO - Associazione:Candidatura osservatore speciale WIPO Creative Commons Potenziamento delle relazioni con Creative Commons internazionale attraverso la partecipazione di personale e soci di Wikimedia Italia allla Certificazione Creative Commons GLAM 2021 insieme a Deborah De Angelis Attività relative al recepimento della direttiva europea - collaborazione con Creative Commons Italia, lettere congiunte, partecipazione a convegni, audizione in Senato Candidatura per la Conferenza per RightsCon 2022 Nuovo approccio Avvio colloqui con 6 studi legali per Wiki Loves Monuments seguendo la direttiva europea

Progetti settore istruzione

Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Gruppo di formatori consolidati e con esperienza Sistema di monitoraggio dei corsi con questionario Collaborazione con il Ministero dell'Istruzione per formazioni Struttura Moodle e BBB Interesse nel potenziare formazione online e creazione di strumenti e formazione a distanza (mooc)	Wikimedia Italia non può avere collaborazioni occasionali con formatori perché la formazione è la sua attività principale Necessità di potenziare il lavoro di formazione in tutta Italia Importanza di sostenere il lavoro dei formatori con comunicazione, riconoscimento delle competenze e occasioni di formazione aggiuntiva La realizzazione di Mooc è interessante quando eseguita in modo professionale e utile avere partner anche per dare visibilità ai corsi	Esecuzione del piano annuale con le necessarie modifiche rese necessarie dalle dimissioni della responsabile Istruzione Realizzazione della Certificazione formatori con certificazione di 12 candidati selezionati per la fase pilota Collaborazione con Università di Padova per i Mooc (parte essenzialmente nel 2022)

Progetti settore GLAM e Wiki Loves Monuments

Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Esperienza di collaborazioni con GLAMs Gruppo di formatori e Wikipediani in residenza con esperienza Progetti con musei di varie regioni d'Italia	I bandi producono progetti molto tempo dopo i finanziamenti Il sistema dei Wikipediani in residenza non è scalabile I piccoli musei hanno più difficoltà nell'aprire il loro patrimonio e pochi contenuti digitali	Esecuzione del piano annuale Potenziamento collaborazioni istituzioni nazionali nell'ambito di Wiki Loves Monuments: Arci Liguria, Touring Club Italiano Lavoro su un sistema di collaborazione con istituzioni scalabile DMP Data Management Plan del Museo Egizio in collaborazione con Creative Commons Italia nell'ambito della Certificazione Creative Commons GLAM Empowering Italian GLAMs

Comunicazione

Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
Wikina La wikina è uno strumento consolidato che raccoglie già molta documentazione sulla storia e le attività di Wikimedia Italia Comunicazione interna Mailing list soci (opzionale) Newsletter Social media con informazioni su eventi Comunicazioni ai volontari Alcuni eventi pubblicati nelle pagine dei raduni di Wikipedia in italiano Alcune pagine di progetti su meta o pagine progetti di Wikipedia in italiano	Wikina I volontari non possono modificare la wikina (bisogna avere un account che solo i soci hanno) Comunicazione interna La mailing list nel 2020 è stata bloccata per alcuni giorni per i toni delle discussioni Pochi contributi alla mailing list di poche persone Comunicazioni ai volontari Molte comunicazioni attraverso la mailing list soci non aperta ai non soci Poca comunicazione nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap (bar, pagine di progetti...)	Realizzazione del piano annuale 2021 Wikina Riorganizzazione della wikina con spazi aperti ai soli soci (ns Associazione, Ufficio, Direttivo) e spazi aperti a tutti (ns principale); questo permette aggiornamento della versione di mediawiki Anche le pagine nel namespace "Direttivo" e "Ufficio" sono eliminate, trasferite o rese accessibili a tutti i soci Riorganizzazione grafica della wikina per facilitare la navigazione tra le pagine Grafica wikina 2021-2022 Aggiornamento wikina Finalizzare Grafica wikina 2021-2022 VisualEditor Comunicazioni interna 3 nuovi moderatori della mailing list (Fabio Brambilla, Michele Lavazza e Nicolabel) Riorganizzazione degli spazi di discussione usati dall'associazione sperimentando un nuovo strumento

Raccolta fondi

Aspetti positivi all'arrivo 2020	Punti critici all'arrivo 2020	Azioni realizzate 2021-2024
5x1000 Riserve di fondi del 5x1000 Raccolta fondi del 5x1000 attiva e positiva Raccolta fondi Diverse collaborazioni in passato per la raccolta fondi Assunzione Erica Pedone per la raccolta fondi	5x1000 Necessità e importanza di rendicontare le spese e di realizzare spese commisurate alla raccolta fondi Raccolta fondi Incarico a Erica Pedone su raccolta fondi e comunicazione non in linea con l'assunzione	5x1000 Rendiconto 2021 - anno finanziario 2018 Rendiconto 2021 - anno finanziario 2019 Rendiconto 2022 - anno finanziario 2020 (scadenza 31 agosto circa) Raccolta fondi Esecuzione piano annuale Incarico a consulenze esterno

• Va rinforzata la raccolta fondi di Wikimedia Italia con attenzione ai donatori, 5x1000, sponsor, bandi europei e nazionali e strategie di co-finanziamento congiunte.

Priorità definite dal direttivo

Il direttivo ha definito a inizio mandato una serie di priorità

Adeguamenti organizzativi

• Adeguare il funzionamento di Wikimedia Italia ai grandi cambiamenti che ha vissuto l'associazione negli ultimi anni con le modifiche dello statuto, i cambiamenti imposti dalla nuova normativa del terzo settore e la revisione dell'organo di controllo
• Sovrintendere alle normali procedure, migliorarle e sistematizzarle
• Introdurre sistemi di controllo della qualità.
• Livelli di requisiti di Wikimedia Italia
• Avvio lavoro sulle procedure
• Proposta revisione statuto - rimandata
• Sistema di doppia validazione interna; ovvero ogni documento che va al direttivo o all'esterno deve essere validato da almeno 2 persone

Rinforzare lo staff

• Rinforzare l'autonomia e la responsabilità dello staff nella gestione dell'associazione e nella realizzazione del piano annuale per assicurare il funzionamento generale di Wikimedia Italia e alleggerire il ruolo esecutivo del direttivo
• Focus sul piano annuale come strumento esecutivo e di gestione del budget (iscritto in statuto, dichiarazione d'intenti, strategia, piano triennale)
• Organigramma
• Nomina direttore esecutivo e mandato
• Esecuzione del piano annuale nel 2021 e 2022

Dire di sì

• Creare procedure che sostengono le iniziative dei volontari basate sul "sì by default"
• Focus sui volontari (soci e non soci) in accordo con il nuovo statuto
• Associazione:Procedura approvazione Wikimedia Italia di proposte
• Apertura bandi a soci e volontari
• Semplificazione microgrant

Dire di no

• Rendere esecutivo il codice di condotta
• integrare il codice universale di condotta
• applicare il codice di condotta a tutti (soci, volontari, partner, staff)
• creare procedure di richiamo e sanzioni.
• Delibera su approvazione codice universale di condotta
• 3 richiami scritti eseguiti nel 2021

Associazione nazionale

• Sostenere la presenza di Wikimedia Italia su tutto il territorio nazionale
• Inserite le regioni in cui siamo meno presenti come preferenza nei bandi

Contribuire a realizzare quello che era già previsto

Sostanziale continuità rispetto alla situazione esistente e alle decisioni prese dagli altri direttivi (es. realizzazione del piano annuale)

• Esecuzione del piano annuale 2021 con solo variazioni di budget introdotte a maggio 2021
• Trasformare il piano annuale in un piano esecutivo (non vi è mai stata coerenza tra piano annuale e relazione sulle attività)

Trasparenza e coinvolgimento volontari

• Sistemazione pagine wikina con documentazione
• Accesso dei soci a tutte le pagine (compreso direttivo e ufficio)
• Documentazione pubblicata sulle pagine più pubbliche possibili
• Date delle riunioni e ordine del giorno del direttivo accessibile a tutti i soci. Verbale approvato seduta stante
• Creazione di una serie di commissioni consultive per allargare il coinvolgimento dei volontari nei processi decisionali
• Proseguono incontri mensili di Dillo al direttivo e incontro tematici
  • Come è cambiata Wikimedia Italia, marzo 2021 con Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primi 100 giorni

Cose che non sono riuscita a fare

• Formazione su licenze software in collaborazione con Free Software Foundation Europe (FSFE) che organizza degli eventi di formazione sugli aspetti legali del software. Mi pare un tema molto interessante di cui ci occupiamo poco. Pagina dedicata Legal Education Day Free Software Foundation Europe 2024
• Assicurazione per wikipediani di Wikimedia Italia per coprire problemi legali (in collaborazione con Wikimedia Foundation). Quanto meno pagina per assistenza legale. Se n'è parlato anche alla itwikicon 2023 di Bari.
• Progetto su guide letterarie, wikiquote e OpenStreetMap Sportello per progetti dei volontari/2024/Guide letterarie
• Approfondimento su patto di collaborazione è da intendersi "l’accordo attraverso il quale uno o più cittadini attivi e un soggetto pubblico definiscono i termini della collaborazione per la cura di beni comuni materiali e immateriali. In particolare, il Patto individua il bene comune, gli obiettivi del Patto, l’interesse generale da tutelare, le capacità, le competenze, le risorse dei sottoscrittori (quindi anche dei soggetti pubblici), la durata del Patto e le responsabilità." https://www.labsus.org/cose-un-patto-di-collaborazione/

Pagine correlate

• Associazione:Piano di lavoro direttivo
• Associazione:Piano di lavoro direttivo/2021
• Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primi 100 giorni
• Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primo anno