Piano annuale 2018

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Piano annuale di Wikimedia Italia del 2018

Wikimedia Italia è l'associazione per la promozione della cultura libera in Italia, cui afferisce anche OpenStreetMap Italia, progetto che punta a creare e rendere disponibili dati cartografici, liberi e gratuiti a chiunque ne abbia bisogno, e che trova in Wikimedia Italia il suo capitolo nazionale. Negli anni, oltre alle attività tradizionali di presentazione e diffusione delle licenze libere e dei progetti che le usano (come i progetti Wikimedia, software libero, OpenStreetMap), ha sviluppato assi di attività specializzati su alcuni settori ritenuti di particolare interesse, cui in questo piano si fa riferimento come programmi.

Questo piano fornisce il contesto per il bilancio preventivo 2018.

Introduzione

Volontari

La stragrande maggioranza delle attività di Wikimedia Italia è svolta dai suoi soci e volontari, che in larga parte sono anche volontari dei progetti sostenuti - ad esempio utenti molto attivi in Wikipedia, Wikisource, OpenStreetMap, e così via. Nel corso dell'anno 2017, oltre 50 soci hanno realizzato quasi 200 eventi e attività, che costituiscono la principale fonte di visibilità e impatto sul territorio locale e nazionale: sono la forza motrice dell'associazione, che intende mettere a loro disposizione sempre più risorse nell'ottica del raggiungimento dei comuni intenti legati alla cultura libera.

Personale

Il personale dell'associazione esiste in larga parte per sostenere le attività dei soci e volontari, assicurando che possano concentrare il proprio tempo su ciò che sanno fare meglio e che non siano usurati da oneri meno congeniali. Per fare un esempio, la comunicazione aiuta i soci a diffondere e promuovere le attività, anche per fare crescere l'associazione; la segreteria si occupa di assicurare la correttezza contabile della vita associativa; i responsabili di specifici programmi (detti anche project manager) assicurano un livello di servizio minimo agli enti e alle istituzioni convenzionate anche quando i volontari non possono dedicare loro il tempo necessario.

Inoltre l'associazione, specialmente se aiutata da un finanziamento esterno, si dota di forza lavoro per coprire specifiche necessità su progetti di particolare intensità che richiedono costanza nel tempo, ancorché analoghi alle attività sui progetti normalmente svolte da volontari. È il caso dei cosiddetti wikimediani in residenza (WiR) attivati presso varie istituzioni, nonché del collaboratore OpenStreetMap che assicura continuità nelle attività di formazione e di importazione di dati aperti.

Prospettive

Per approfondire, vedi anche Bilancio preventivo 2018

Per il 2018, si intende ridurre la dipendenza dalla generosità dei cittadini che destinano il cinque per mille a Wikimedia Italia e operare in previsione dell'entrata relativa in flessione di circa 100.000 €. Di conseguenza, per continuare a garantire le attività finora svolte per tutto l'anno 2018, nel limite della disponibilità di cassa a inizio anno, sono state adottate misure contenitive ripartite equamente tra le spese per servizi (ad es. spese per partecipazione a eventi e spese per banche dati proprietarie) e spese per il personale.

Sono state ottimizzate al contempo le risorse disponibili, razionalizzando le attività previste dal piano operativo 2017-2019 e aumentando le indispensabili sinergie infraprogettuali sinora latenti, nell'ottica di una strategia pluriennale.

Sintesi del piano

Con questo piano abbiamo cercato di:

• produrre un testo che dia un senso chiaro della direzione e che sia facilmente consultabile anche a piccoli bocconi;
• delineare delle attività realistiche e concrete, che possano essere immediatamente messe in atto sia dai soci, quando potranno contribuire, sia dal personale, quando stenderà i propri piani trimestrali;
• assicurare la massima trasparenza del processo e chiarezza dei ragionamenti che hanno portato al risultato finale: personale, direttivo, volontari nei gruppi di lavoro e altri soci hanno tutti lavorato insieme, pur con ruoli diversi, grazie agli strumenti wiki che hanno integrato oltre 1300 contributi di 37 persone;
• ottimizzare le risorse disponibili, razionalizzando le attività previste dal piano operativo 2017-2019, ragionando sulle sinergie per evitare sovrapposizioni o duplicazioni, affinché contribuiscano alla realizzazione degli obiettivi dell'associazione.

Andando programma per programma:

• Musei: proponiamo un'attività propositiva più sistematica, attraverso un confronto con 15 grandi istituzioni e 100 piccoli musei che porti ad individuare possibili sinergie e progettualità tra loro e l'associazione.
• Biblioteche: svilupperemo i risultati raggiunti, che ci danno un 2017 in ulteriore crescita rispetto al 2016. In particolare ci proponiamo un maggiore impegno nell'organizzazione di corsi per bibliotecari grazie alla convenzione con AIB e alla "formazione di formatori" tra i soci formatori, nell'ambito del programma di sostegno ai volontari.
• Istruzione (scuole e università): sfruttando l'apporto del nuovo responsabile del programma, puntiamo a scalare le nostre attività formative inserendoci nei programmi ministeriali e potenziando i materiali didattici e corsi in linea.
• Wiki Loves Monuments: è confermato l'interesse a investire verso un'azione di pressione politica per il cambiamento della legislazione in merito alle licenze libere legate alle riproduzioni dei beni culturali, nonché a intraprendere azioni di coinvolgimento della cittadinanza e collaborazione con altre associazioni e istituzioni nel senso della valorizzazione, tutela e condivisione del patrimonio culturale.
• OpenStreetMap: le varie attività hanno come obiettivo un accresciuto uso di OSM. Dopo il successo dell'importazione di un milione di numeri civici dell'Emilia Romagna, puntiamo ad un maggior coinvolgimento di comunità di volontari (Protezione Civile, CAI, ecc..) e a nuovi rilasci di dati dialogando con enti e mediante formazione ed eventi ad alta visibilità.
• Sostegno ai volontari: questo programma nasce dall'unione del programma volontari e del programma Wikipedia in italiano. Oltre a continuare le attività già esistenti, come i microgrant, il focus di quest'anno è sulla connessione fra i soci e sulla formazione interna (necessità emersa in diverse circostanze, anche nell'ambito delle discussioni con i soci che hanno condotto a questa pianificazione). Il programma assorbe inoltre i progetti di sviluppo di soluzioni software su impulso delle comunità (come Wikisource e OpenStreetMap).
• Comunicazione: per raggiungere un pubblico più diversificato, punta a regolarità e qualità anche attraverso un maggior coinvolgimento dei soci, un piano editoriale che assicuri rappresentatività dei contenuti, la correzione di certe disfunzioni tecniche del nostro sito. Gli investimenti sul fronte stampa sono stati ripensati per aumentare i ritorni.
• Fundraising: lo scopo di quest'anno è dare solidità alle attività, dopo anni di calo delle donazioni, diversificando le azioni e iniziando a ridurre la dipendenza dal cinque per mille. Faremo attenzione in primo luogo ai donatori individuali e alle sponsorizzazioni.

Biblioteche

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2018/Biblioteche

Situazione attuale

Convenzioni e collaborazioni

È stato stipulato un protocollo di intesa con l'Associazione Italiana Biblioteche, in cui essa si esprime a favore del pubblico dominio.

Criticità

• Gestione di altre convenzioni, ritardo nei feedback verso il partner (DigitaMI e Università di Torino);
• la comunicazione delle attività in collaborazione con le istituzioni non arriva bene ai potenziali partner.

Corsi e progetti

C'è interesse verso le tematiche dell'associazione, anche se orientata maggiormente verso la parte tecnica dei progetti.

Criticità

• Corsi troppo brevi e sporadici: il loro contenuto è focalizzato sui singoli progetti (Wikipedia, Wikisource ecc.) senza una trasversalità;
• Spesso i corsi sono generici e non prendono in considerazione le esigenze specifiche dell'istituzione.
• difficoltà a interagire con le istituzioni perché i dirigenti sono disinteressati: dove c'è stato interesse del dirigente si sono avuti risultati migliori (es. SHARE Campus);
• pochi soci con competenze abbastanza trasversali per poter tenere dei corsi completi.

Grazie al protocollo di intesa con l'AIB, si è avuto modo di formalizzare un tariffario per i corsi tenuti nell'ambito di quella convenzione.

Wikisource e altri progetti Wikimedia

Criticità

• Manca una guida semplice ed efficace, che possa aiutare i neofiti a conoscere Wikisource;
• per quanto riguarda il manuale d'uso, nella comunità si registra una certa frustrazione: sono almeno 7-8 anni che è avvertita l'esigenza di una complessiva revisione delle pagine di aiuto, nessuno finora ci ha però messo davvero mano, trattandosi di un lavoro lungo e complesso;
• le comunità Wikidata e Wikisource non sono molto integrate.

Wikipediano in residenza

La collaborazione con BEIC è ormai usata come esempio efficace di integrazione dei progetti Wikimedia all'interno delle istituzioni culturali.

Criticità

• All'associazione sarebbe utile avere un feedback più dettagliato sull'andamento dei rapporti con l'istituzione, sul carico di lavoro del WiR e su eventuali problemi di organizzazione.

Cambiamento desiderato

• I progetti Wikimedia, specialmente Wikisource, devono essere comunicati e promossi meglio, anche per gli utenti meno esperti.
• L'utilità e la percezione dei progetti da parte dei bibliotecari che seguono i corsi potrebbe migliorare: invece di partire dai progetti e raggiungere poi i bibliotecari, dobbiamo mirare ad avere sempre più corsi tarati sulle necessità specifiche dei bibliotecari che partecipano a ciascuna iniziativa.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

• Proporre alle istituzioni progetti di lavoro con strumenti wiki che siano meno sporadici e più mirati alle loro specifiche caratteristiche;
• soddisfare il bisogno, interno all'associazione, di persone esperte sugli strumenti wiki, sia per saper trasmettere conoscenza sia per risoluzione di problemi tecnici;
• identificare e implementare metodi di comunicazione sulle potenzialità dei progetti Wikimedia che siano più efficaci verso i bibliotecari;
• migliorare le guide su Wikisource, possibilmente con il supporto di un esperto di comunicazione esterno alla comunità;
• riuscire a lavorare meglio per ottenere dei formati di progetto replicabili e adatti al contesto del mondo bibliotecario;
• promuovere le attività dell'associazione all'interno del mondo bibliotecario.

Attività

• Seguendo le attività previste dal programma di sostegno ai volontari, erogare corsi di formazione per soci su Wikidata, Wikisource, Wikipedia, licenze Creative Commons, su come tenere presentazioni e corsi, in modo da avere più soci con competenze trasversali che possano tenere i corsi;
• realizzazione di brochure informative, anche solo digitali;
• realizzazione di brevi video tutorial - anche solo in traccia audio con testi in sovraimpressione - per argomenti specifici su Wikisource, con un taglio pratico, facendo attenzione a evitare per quanto possibile l'obsolescenza delle procedure;
• pubblicazione di una documentazione su Wikisource chiara e precisa, sulla base di quella già abbozzata da alcuni soci del settore;
• miglioramento dei canali di comunicazione.

Risultati misurabili

• Realizzazione di corsi (Wikidata, Wikisource, Wikipedia, licenze Creative Commons e come tenere presentazioni), con almeno 35 persone in totale, all'interno del programma previsto nel sostegno ai volontari;
• approvazione di almeno 2 pagine di guida da parte della comunità Wikisource;
• realizzazione di 5 video tutorial per i bibliotecari su Wikisource;
• integrazione della pagina del sito sui GLAM;
• aggiornamenti almeno mensili delle pagine Associazione:GLAM e su Wikipedia.

Analisi dei rischi

• Incapacità di sopperire alla mancanza di formatori con conoscenze su strumenti wiki ben definite e precise;
• incapacità di riuscire a individuare una persona che sappia insegnare le nozioni delle licenze Creative Commons;
• difficoltà organizzative per la realizzazione dei video tutorial;
• all'interno del contesto delle biblioteche, rapportarsi a dirigenti disinteressati per portare avanti progetti con le piattaforme wiki;
• mancanza di sostenibilità: non avere abbastanza risorse economiche per realizzare i video e non avere il supporto della comunità di Wikisource per poterli realizzare;
• la frustrazione della comunità di Wikisource può tramutarsi in disinteresse verso le attività dell'associazione.

Budget

Proventi
Corsi	6.721,00 €
Progetti speciali	2.500,00 €
Wikipediano in residenza BEIC	10.500,00 €
Totale proventi	19.721,00 €

Oneri
Wikipediani in residenza	9.968,44 €
Brochure Wikisource	1.200,00 €
Video tutorial	2.400,00 €
Corsi ed eventi	6.910,00 €
Altro	1.000,00 €
Totale oneri	21.468,44 €

Musei

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2018/Musei

Situazione attuale

Rapporti con le istituzioni

Sono stati organizzati diversi editathon presso musei e archivi. A livello comunicativo, l'editathon agli Uffizi ha avuto una buona copertura mediatica.

Criticità

• Il primo contatto con le istituzioni passa quasi sempre da problemi nel modificare le voci di Wikipedia relative all'istituzione o al direttore della stessa;
• non sono arrivate risposte dai musei per le attività che abbiamo proposto (wikipediano in residenza, corsi): nel corso del 2017 abbiamo contattato il Museo Ferragamo, la Fondazione Triennale, il Museo Poldi Pezzoli, il Museo Martinitt e la Fondazione Stelline;
• non è stato possibile entrare in contatto con il presidente dell'Associazione Piccoli Musei attraverso vari canali;
• valutare gli impatti delle attività di editathon: quante nuove utenze, quante nuove voci o miglioramenti di voci esistenti realizzati post evento dai nuovi utenti, replicabilità dell'iniziativa da parte del museo, avvio di collaborazioni continuative.

Wikipediani in residenza

Criticità

• Non si registra, da parte dell'istituzione, desiderio di ospitare un wikipediano in residenza: il problema è innanzitutto di ordine economico, subentra quindi il fatto che le istituzioni non sanno cosa un wikipediano in residenza possa fare per loro;
• le competenze necessarie al wikipediano in residenza sono varie.

Advocacy

Le nostre azioni di advocacy, direttamente o indirettamente, hanno portato a risultati positivi:

• Tavola rotonda durante l'inaugurazione della mostra Opera libera;
• DDL concorrenza;
• stipula della nuova convenzione ICOM.

Cambiamento desiderato

• Rendere più consapevoli le personalità di rilievo nel mondo dei beni culturali delle possibilità che ci sono all'interno dei progetti Wikimedia, e di come certi problemi si possano risolvere;
• prima di proporre un wikipediano in residenza alle istituzioni, maggiore attività di comunicazione su cosa un WiR può fare;
• modificare la figura del wikipediano in residenza perché non debba coprire tutte le competenze necessarie (ad es. su tutti i progetti Wikimedia) da solo;
• identificare gli specifici motivi per cui c'è un riscontro più basso da parte dei musei rispetto ad altre istituzioni (ad es. biblioteche), al di là dei motivi economici.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

• Advocacy verso i dirigenti;
• ottenere una lista di piccoli musei su scala nazionale cui comunicare le attività e le possibilità offerte dell'associazione;
• l'assistenza circa il rilascio dei contenuti e di attività comuni a più progetti/istituzioni possono essere accorpate in una unica figura/guida;
• identificare musei e bandi specifici che possano portare a risultati positivi, come il finanziamento di un WiR per attività in linea con quelle del museo.

Attività

• Per favorire l'attività di advocacy, organizzazione di un incontro GLAM nazionale o di due incontri informativi di 3-4 ore sulle potenzialità dei progetti Wikimedia in ambito museale, e partecipazione a tavoli ministeriali;
• Individuare, preferibilmente tra i soci, un esperto di progetti Wikimedia che assista i wikipediani in residenza complementandone le competenze necessarie (ad es. automatizzazione dei processi, caricamenti di massa in Wikimedia Commons, aspetti legali, pratiche di specifici progetti fratelli);
• identificazione di coppie bandi-musei interessanti per proporre attività.

Risultati misurabili

• Un incontro con almeno 15 dirigenti museali;
• di questi 15 dirigenti, almeno uno che faccia seguito all'incontro con convenzione o proposta di attività da realizzare presso il museo (ad es. evento, presentazione o editathon);
• a partire dagli elenchi di musei noti al MIBACT o aderenti APM, identificare 100 piccoli musei cui si possa inoltrare un'offerta di collaborazione;
• identificare e contattare almeno due musei per partecipazione a bandi (per attivazione di WiR o altre attività) nel corso del 2018.

Analisi dei rischi

• Una selezione poco accurata o con poche candidature rischia di individuare una figura di wikipediano in residenza non idonea alle esigenze dell'istituzione, ad esempio limitate a pochi aspetti dei progetti Wikimedia o afferenti alle sole competenze già presenti all'interno dell'istituzione.

Budget

Proventi
Corsi	4.500,00 €
Sponsorizzazione editathon	300,00 €
Partecipazione a bandi	20.000,00 €
WiR ICBSA	18.000,00 €
WiR ICAR	4.833,33 €
Totale proventi	47.633,33 €

Oneri
Evento GLAM	3.000,00 €
Rimborso relatori	800,00 €
Partecipazione tavoli ministeriali	900,00 €
Corsi ed eventi	2.800,00 €
WiR ICAR	3.822,81 €
WiR ICBSA	13.000,00 €
Spese legate a bandi	20.000,00 €
Rimborsi spese di viaggio	1.000,00 €
Totale oneri	45.322,81 €

Istruzione

Situazione attuale

Per approfondire, vedi anche Associazione:Didattica/Scuola#Progetti 2016/2017

Il programma istruzione risponde all'obiettivo strategico definito dalla dichiarazione di intenti di facilitare la partecipazione a Wikipedia, ai progetti Wikimedia e a OpenStreetMap, attraverso contributi diretti e il riuso dei materiali esistenti. Esso riunisce i programmi scuole ed università del piano operativo 2017-2019. Gli obiettivi specifici per scuole e università sono stati unificati nei seguenti:

• Formazione del personale docente
• Formazione degli studenti

Nello scorso anno il programma scuole è cresciuto, passando da 8 a 21 progetti e corsi attivi nelle scuole secondarie inferiori e superiori.

Cambiamento desiderato

• Coinvolgere un maggior numero di docenti delle scuole dell'obbligo nell'uso dei progetti Wikimedia come risorsa didattica;
• Espandere l'accesso alle risorse universitarie, migliorando la qualità e la varietà delle voci su Wikipedia;
• Coinvolgere un'utenza diversificata per gradi di scolarizzazione ed interessi.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

• I progetti Wikimedia sono molto diversi tra di loro e possono utilmente rispondere a esigenze didattiche diverse a seconda del grado di scolarizzazione e della materia: occorre quindi comunicarne le potenzialità in maniera diversificata ai docenti della scuole dell'obbligo. Nella comunicazione loro destinata è necessario evidenziare come i progetti Wikimedia possano essere interessanti per il raggiungimento degli obiettivi formativi e l'acquisizione delle competenze specifiche delle differenti discipline, In tal modo anche i docenti che non hanno ancora conoscenza dei progetti Wikimedia avranno modo di comprendere come eventualmente inserire l'attività ad essi legata all'interno dell'offerta formativa scolastica.
• Nella progettazione dei percorsi didattici, va evidenziato che i progetti Wikimedia aiutano a sviluppare varie competenze previste anche dal piano nazionale scuola digitale, oltre a quelle informatiche.
• Gli studenti delle scuole primarie o secondarie inferiori possono essere maggiormente coinvolti rispetto alla situazione attuale attraverso percorsi di wiki-alfabetizzazione basati sul contributo ai progetti fratelli.
• Per gli studenti delle scuole primarie o secondarie inferiori le proposte didattiche incentrate su lezioni frontali e lavoro da remoto dovrebbero affiancarsi ad attività specifiche come uscite o giochi, per gli studenti delle scuole secondarie superiori incontri con portatori di interesse rispetto al tema affrontato dal progetto didattico portato avanti, un momento di restituzione del lavoro svolto al pubblico interessato ecc.
• Va favorita la creazione di reti fra scuole dello stesso territorio che hanno partecipato a corsi su progetti Wikimedia.
• Va migliorata la comunicazione mirata agli studenti delle scuole primarie o secondarie inferiori e superiori: essa richiede la progettazione e lo sviluppo di materiale informativo diverso da quello destinato ai docenti e in grado di suscitare interesse, utilizzando un linguaggio informale e individuando obiettivi differenti.
• Va incentivata la sottoscrizione di protocolli d'intesa con le università per promuovere iniziative che stimolino gli studenti a condividere i risultati del proprio studio (analisi di bibliografie a tema, stesura di relazioni, ecc.) contribuendo a pagine dei progetti Wikimedia su materie accademiche.

Attività

Formazione del personale docente

• Implementazione di un MOOC, anche ispirandosi al WikiMOOC francese e al Wikipuentes argentino;
• accreditamento presso il MIUR come soggetto erogante formazione al personale della scuola dell'obbligo, in modo da inserire corsi all'interno del Piano nazionale formazione docenti;
• arricchire il materiale informativo disponibile per il personale docente delle scuole dell'obbligo, ad esempio ispirandosi alla guida WikiEdu.org;
• organizzare incontri con animatori digitali, docenti universitari e ricercatori, anche all'interno di convegni accademici;
• proseguire la campagna di sensibilizzazione rivolta ai ricercatori per rilasciare in open access le proprie pubblicazioni.

Formazione degli studenti

• Arricchire il materiale informativo disponibile per gli studenti, anche ispirandosi alla guida della Wikipedia in inglese, analoga del tour guidato;
• inserire corsi sui progetti Wikimedia nelle scuole dell'obbligo e nelle università;
• accogliere studenti universitari come tirocinanti nella sede dell'associazione.

Promozione della cultura libera

• Continuare a promuovere l'accesso aperto e gli archivi aperti, sottolineando la possibilità di auto-archiviare gli articoli citati dalle voci di Wikipedia (green open access), anche sfruttando la semplicità di strumenti come Zenodo e Dissemin (che è maturo e ha superato i 3000 depositi).

Risultati misurabili

• Valutazione qualitativa svolta attraverso brevi questionari post-corso per studenti e docenti;
• Valutazione quantitativa svolta raccogliendo i seguenti dati:

• numero di studenti delle scuole dell'obbligo che dopo i corsi continuano a contribuire ai progetti Wikimedia;
• numero di articoli resi open access a seguito della campagna di sensibilizzazione.

Analisi dei rischi

• Non è sempre possibile individuare volontari disponibili per l'attivazione di corsi nelle scuole dell'obbligo e dell'università, molto spesso a causa della distanza;
• bisogna avere la capacità di individuare percorsi di formazione flessibili per gli studenti, a seconda della disponibilità di ore, dell'ordine e grado delle scuole dell'obbligo, delle materie di insegnamento coinvolte.

Budget

Proventi
Corsi	9.000,00 €
Totale proventi	9.000,00 €

Oneri
Implementazione MOOC	10.000,00 €
Materiale informativo	1.000,00 €
Campagna Open Access	500,00 €
Docenze per i corsi	6.000,00 €
Rimborsi per volontari	4.000,00 €
Rimborsi per tirocinanti	1.000,00 €
Totale oneri	22.500,00 €

Wiki Loves Monuments (WLM)

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2018/WLM

Situazione attuale

Wiki Loves Monuments costituisce un caso particolare nelle attività di Wikimedia Italia. Nato come un concorso, nella sua declinazione italiana si è trasformato di fatto in uno strumento prima di promozione (cf. analisi SWOT del piano operativo 2017-2019) quindi di pressione politica in direzione della libera riproduzione fotografica dei beni culturali e della libertà di panorama. Sebbene sia giunto ad una certa maturità, la mancanza di una precisa linea strategica sin dalle prime edizioni ne ha depotenziato il messaggio intrinseco e comportato discrepanze organizzative, con conseguente difficoltà nel calcolare esattamente l'efficacia di impatto verso l'esterno. L'unico valore parametrizzabile in questo senso - che andrà però analizzato a fondo per il corrente anno (si veda il sottostante "Risultati misurabili"), mentre è difficilmente diagnostico per gli anni precedenti - è il numero di monumenti temporaneamente liberati, che però non restituisce le dinamiche di adesione, da cui ricavare la positività del concorso; differente è il discorso per i risultati associativi in sé, enucleati nei KPI del piano operativo 2017-2018, dove conta maggiormente la risposta dei singoli soci.

A fronte di queste problematiche, che saranno dettagliate in "Analisi dei rischi", si riscontra un entusiasmo ormai rodato, che porta ad una partecipazione costantemente più ampia di soci al concorso, ad attività a supporto di esso oppure a impegnarsi nell'organizzazione di momenti di incontro istituzionale finalizzati alla sensibilizzazione verso la valorizzazione del cosiddetto patrimonio minore - uno dei punti di forza del progetto, per la sua capillarità - al maggiore coinvolgimento della cittadinanza nella scoperta del territorio fino ad arrivare alla discussione, a livello ministeriale, sulle possibilità della libera riproduzione fotografica dei beni culturali. In quest'ultimo senso si annoverano:

• premiazione WLM edizione 2016, tenutasi il 4 febbraio 2017 in Roma, preceduto da un momento di discussione in cui sono intervenuti Francesco Palumbo, direttore generale del Turismo al MiBACT, e Flavia Marzano, assessora alla Roma Semplice di Roma Capitale;
• mostra "Opera Libera", inaugurata il 4 luglio 2017 in Roma, con una conferenza stampa e una tavola rotonda che ha visto la partecipazione di diverse personalità istituzionali.

Cambiamento desiderato

• Trasformare WLM da concorso a carattere stagionale a progetto che durante tutto l'anno persegua scopi specifici legati al patrimonio culturale, operando contemporaneamente per la sostenibilità crescente del progetto stesso;
• Ridefinire gli articoli 107-109 del Codice Urbani, in particolare l'articolo 108 comma 1, e la libertà di panorama (vd. riferimenti normativi);
• Incrementare la conoscenza del patrimonio culturale, soprattutto secondario, nel senso della condivisione, valorizzazione e tutela.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Al fine di perseguire i cambiamenti prefissati, occorrerà agire lungo quattro assi così delineabili:

• Asse 1, orizzontale: aumentare il coinvolgimento di figure strettamente legate agli scopi del concorso in sé (soci, contributori progetti Wikimedia non associati, fotografi, associazioni del territorio, cittadini e così via);
• Asse 2, verticale: aumentare il dialogo con le istituzioni ministeriali;
• Asse 3, interna: creare struttura operativa per evitare sovraccarico dei singoli e scongiurare rallentamenti operativi;
• Asse 4, esterna: curare immagine percepita di Wiki Loves Monuments e rapporti con istituzioni che perseguono medesime finalità.

Attività

Secondo le direttrici enucleate nel paragrafo precedente, è possibile costruire una serie di azioni per ognuna di esse.

Asse 1: azioni orizzontali

Adesioni

Formalizzare la struttura e le modalità di adesione di altri enti partner in forma di convenzione, esplicitando l'utilizzo di nomi e loghi.

Wikigite

La modalità principale di coinvolgimento individuata sinora è la wikigita. Andrà ridefinita la concezione di wikigita nelle sue modalità di sensibilizzazione verso i progetti Wikimedia: attualmente il mese di svolgimento di Wiki Loves Monuments costituisce il momento di maggior organizzazione delle wikigite, evidenziando il problema strutturale e organizzativo delle medesime. Qual è il valore aggiunto che differenza una wikigita da una semplice scampagnata? La partecipazione attiva. Va quindi enunciata una struttura minima organizzativa con precisi criteri, uno dei quali potrebbe prevedere scattare delle fotografie e caricarle su Commons immediatamente dopo o entro un periodo breve di tempo dopo l'evento stesso.

Produzioni editoriali

Benché WLM sia strettamente un concorso fotografico, Commons accetta anche contributi audio e video. Dato il maggiore impatto di questi ultimi, essi possono costituire la base per attività di promozione tramite pubblicazione: libri illustrati su monumenti particolarmente ben coperti dal punto di vista visuale, audio/video documentari, guide turistiche. Tali elaborati possono essere sviluppati in corsi scolastici o universitari, come parte dell'attività formativa.

Studi e analisi

Promuovere o portare avanti studi di carattere economico, sociale o artistico sulle conseguenze auspicabili dell'avere una legislazione meno restrittiva, da attuarsi autonomamente o nell'ambito possibili collaborazioni esterne, ad esempio con facoltà universitarie come attività di tesi.

Bandi e progetti pilota

Individuare una o due istituzioni (sia pubbliche, sia private) particolarmente vicine alle istanze di cui il progetto si fa portavoce, per avviare con esse una collaborazione rafforzata, anche perseguendo finalità economiche tramite bandi, come già avviato a giugno 2017. Altra possibilità di introiti verte sul riutilizzo della quantità di informazioni raccolte direttamente con WLM e interfacciandolo con altri progetti Wiki, al fine di realizzare materiali di consultazione in aree culturali o mediante dispositivi mobili. Obiettivo di tali operazioni, oltre al possibile supporto economico, è l'avere casi-studio in cui la condivisione comporti impatti economici, e dunque lasciare intuire l'impatto delle licenze aperte nell'ottica di una legislazione più snella su turismo, visibilità dei siti museali, coinvolgimento dei pubblici, e così via.

Asse 2: azioni verticali

• Coinvolgere figure chiave nei momenti di maggior richiamo del concorso, sia a livello nazionale che locale; tali momenti, in un elenco non esaustivo, sono conferenze stampa, premiazione, inaugurazione delle varie tappe della mostra itinerante;
• organizzare momenti di incontro sul tema (tavole rotonde, mini eventi specifici, presentazioni) durante l'intero arco annuale, cooperando in questo con le attività previste dalla pianificazione Musei;
• stabilire incontri per avanzare interrogazioni parlamentari;
• riavviare discussione, con carattere di continuità, con direzione DGMusei/Turismo.

Asse 3: azioni interne

Coordinamento

Dato l'ampio respiro cronologico e territoriale del progetto, è indispensabile nonché auspicabile il coinvolgimento a livello locale dei coordinatori regionali, che potranno agevolmente svolgere il compito di advocacy organizzando il proprio operato di concerto con i coordinatori tematici. In questo potranno fare riferimento allo staff e al direttivo, segnalando tempestivamente anche possibili problemi o impedimenti.

Parte tecnica

Per il corretto svolgimento del concorso, sviluppare potenzialità interoperative e, soprattutto, per valutare l'impatto del medesimo, è necessaria una task force tecnica che si occupi del data entry e delle interfacce con altri progetti come Wikidata, mentre la gestione web è già a carico del webmaster attualmente in carico all'associazione.

Asse 4: azioni esterne

Comunicazione di WLM

• Coordinamento delle attività di comunicazione regionale con quella nazionale, concordando piano editoriale;
• coinvolgimento di media partner multipiattaforma, per copertura nazionale o regionale;
• individuazione di ulteriori sponsorship a supporto del progetto tramite specifici claim riferibili al progetto;
• istituzione della formula di mini sponsorizzazioni, durante le esposizioni della mostra itinerante, come raccolta fondi.

Advocacy

• Avvio di un discorso costante sui temi dei beni culturali con le diverse associazioni di settore, da quelle museali, alle fondazioni, alle organizzazioni, alle associazioni professionali;
• implementazione della partecipazione a manifestazioni nazionali su tematiche legate ai beni culturali, con presenza anche di eventuali stand;
• organizzazione di un incontro nazionale/internazionale (collaborando in questo con altri chapters) su tematiche del patrimonio culturale.

Risultati misurabili

Wiki Loves Monuments, per anni progetto di punta dell'associazione, ha un obiettivo principale difficilmente quantificabile: non è possibile valutare il progresso normativo se non il giorno in cui una norma è pubblicata in gazzetta ufficiale. Negli scorsi anni ci siamo concentrati su indicatori secondari ritenuti significativi, in particolare il numero di partecipanti, ma anche l'uso delle foto nei progetti Wikimedia - quante pagine e quante visite.

Dal punto di vista della partecipazione, va misurata la quantità (numero adesioni, variazione rispetto ad anno precedente, partecipanti, foto caricate, numero dei contatti sui social, attività di condivisione e così via), anche in maniera ripartita per regione/comuni e per monumento/persona. Il dato così ottenuto va analizzato non solo nella sua variazione (maggior/minor numero rispetto al medesimo valore dello scorso anno), ma anche nella sua specificità (percentuale di adesione di comuni per provincia o regione, cercando spiegazioni sull'assenza di altre).

Al contrario del contesto internazionale, in Italia WLM è stato caratterizzato anche da una connotazione politica, sia come pressione per il cambio della legge, sia come coinvolgimento della comunità per la valorizzazione e la tutela del patrimonio. Per il primo punto, dal punto di vista delle adesioni, può risultare problematica una valutazione basata sulla notorietà di un monumento rispetto ad un altro (es.: la possibilità di fotografare e condividere liberamente - oltretutto nell'arco di un solo mese - il Colosseo, vale più di quella relativa ad un monumento di un piccolo borgo?). Per il secondo punto, invece, sarà opportuno valutare l'entità del coinvolgimento di enti corollari, ad esempio musei con organizzazione di eventi, eventi realizzati con associazioni locali, e così via.

Proprio al fine di avere più dati misurabili si possono promuovere studi in collaborazione con università e enti di ricerca, nonché collaborazioni rafforzate con enti e poli museali, come da azione indicata in Asse 1. I dati così raccolti e analizzati possono avere una particolare importanza in seno ai tavoli di confronto con i livelli più alti dell'amministrazione pubblica.

Analisi dei rischi

Politici

• Può verificarsi una diluizione del messaggio e dell'obiettivo politico finale di Wiki Loves Monuments se energie nostre e altrui sono spese su iniziative non allineate (per esempio eventi formalmente collegati che non contribuiscono all'impatto su Wikimedia Commons; concorsi concorrenti non interessati alla cultura libera);
• un cambio di direzione politica al governo o una presa di posizione aprioristica (per esempio collegata al D.Lgs. 36/2006) potrebbe danneggiare la cultura libera, anche comprimendo le licenze libere già conseguite o impedendo una futura espansione dei beni illustrati con risorse libere.

Interni

• Se il carico di lavoro aumenta e l'efficienza resta bassa, le forze volontarie possono rivelarsi non sufficienti o non adeguatamente preparate;
• cancellazione delle fotografie da parte degli admin di Commons, legati al rispetto del copyright sulla piattaforma senza recepire la particolare situazione normativa italiana.

Esterni

• Nel lungo termine, abbandono per stanchezza o delusione nel ricambio di visibilità da parte degli sponsor e delle associazioni partner;
• difficoltà nella raccolta e nel rinnovo delle autorizzazioni, dovuto a fattori esogeni quali il cambio di amministrazione.

Budget

Proventi
Sponsorizzazioni	15.000,00 €
Progetto Interreg WMSE	5.000,00 €
Formula mini sponsorizzazioni	3.000,00 €
Totale proventi	23.000,00 €

Oneri
Project manager WLM	17.290,00 €
Premiazione	2.000,00 €
Eventi+catering	2.000,00 €
Rimborsi spese relatori	500,00 €
Spese spedizione	300,00 €
Premio studio analisi	500,00 €
Progetti studio/pilota	1.800,00 €
Totale oneri	24.390,00 €

OpenStreetMap (OSM)

Situazione attuale

Nel 2017 l'associazione è diventata un punto di riferimento per la comunità. Nonostante ciò si nota una grossa difficoltà nell'indirizzare i partecipanti alla mailing list verso obiettivi comuni e strategici. Anche dal punto di vista dell'organizzazione degli eventi - dopo la prima esperienza non ottimale, ma che ha dato l'idea di un nuovo corso - di OSMit2016 ha visto il definitivo salto di qualità nel 2017 con OSMit (conferenza annuale della comunità OSM italiana), diventato parte integrante di FOSS4G-it (l'unione delle conferenze nazionali di GFOSS, OSM e da poco anche di ArcheoFOSS) dopo anni di divisioni, che ha virato decisamente da una visione più interna alla comunità a un'apertura verso l'esterno coinvolgendo enti di ricerca, pubblica amministrazione, aziende e università.

• Si è riusciti ad importare con successo moli di dati significativi ove disponibili (esempio il milione e trecentomila numeri civici in Emilia-Romagna).
• Ci sono alcuni formati di corsi per terzi che riescono a ingranare.
• Gli eventi per un pubblico allargato non riescono praticamente mai a generare contributi significativi sulla mappa, a parte quelli provenienti dagli utenti esperti già precedentemente coinvolti.
• Non è chiara la nostra capacità di indurre una crescita radicale rispetto agli obiettivi prefissati.

L'attribuzione dell'organizzazione di State of the Map 2018 (la conferenza mondiale annuale della comunità OSM) e il cambio di passo dettato all'organizzazione del prossimo FOSS4G-it 2018 sulle scadenze largamente anticipate del programma e su alcuni dettagli sono ulteriori riconoscimenti del buon operato. Oltre al servizio del Tasking Manager che ha portato WMI e la comunità OpenStreetMap agli onori delle cronache della stampa specializzata (e la pubblicazione su Rivista GEAM di un articolo di taglio scientifico sull'operato durante il post terremoto), l'associazione, grazie all'operato di alcuni soci, ha attivato un servizio di benvenuto ai nuovi utenti (http://welcome.openstreetmap.it) che permette di inviare informazioni utili per contribuire e utilizzare OSM, sullo spunto di quanto fatto dalla comunità belga. All'inizio dell'estate gli utenti di OSM sono stati stimolati a portare avanti la traduzione della guida passo passo sull'editing e su alcune app, si veda LearnOSM; lo sforzo comunitario, sebbene ancora di pochi, ha portato la traduzione in italiano dal 31% al 74%, completando tutte le guide significative.

Nella prospettiva di una collaborazione ad alto livello va vista la partecipazione, come subcontractor, ad un bando europeo: figurano come partner, tra gli altri, il DPC (Dipartimento di Protezione Civile) e la Croce Rossa Italiana; tale bando, che ha ambito di applicazione al di fuori dei confini nazionali, consentirà all'associazione di portare la propria esperienza nel tasking management, nell'organizzazione di mapping party e nell'istruzione di volontari mappatori, illustrando tecniche e capacità operative del crowdsourcing alla DPC e ponendo basi operative per future collaborazioni.

Cambiamento desiderato

Realizzazione di una situazione italiana ideale dove:

• la copertura dei numeri civici è tale da consentire spostamenti facili almeno nei principali centri;
• tutte le regioni pubblicano dati liberi e tutti gli enti cartografici hanno qualche capacità interna di usare OSM;
• gli enti pubblici nei propri siti e applicazioni usano e mostrano mappe OSM con attribuzione adeguata.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

• Aumentare la quantità e qualità dei dati in OSM per aumentarne l'uso attraverso applicazioni e siti web;
• portare OSM nella pubblica amministrazione e nei settori strategici della gestione del soccorso;
• riproporre l'inserimento di OpenStreetMap come mappa di default nelle linee guida per la progettazione di siti web della pubblica amministrazione;
• aumentare la visibilità di OpenStreetMap spingendo alcune grosse aziende ad adottare mappe OSM;
• migliorare traduzioni e documentazione.

Attività

Il raggiungimento degli obiettivi passa per diversi fronti, alcuni sotto la responsabilità diretta dell'associazione, altri dipendenti da collaborazioni.

Primariamente sarà assicurata la continuità dei progetti di lungo periodo relativi all'incremento e all'importazione dei dati aperti pubblici: tali azioni comportano un aumento esponenziale del valore intrinseco della semplice mappa, valore che poi deve essere comunicato perché altri enti seguano l'esempio.

• Si partirà pertanto con l'importazione dei civici in Toscana;
• in aggiunta ai contatti diretti, verranno coinvolti dirigenti e funzionari della pubblica amministrazione nelle manifestazioni nazionali e internazionali, così da individuare e assistere eventuali portati di interesse che possano rilasciare dati geografici aperti;
• verrà pubblicato e comunicato il vocabolario DbTopografico-tag OSM, prodotto dalla Regione Liguria nell'ambito del progetto Open Maps, che trova l'interesse di altre regioni o comuni.

L'organizzazione di corsi ed eventi è un'attività continua sebbene non costante, che produce nuovi utenti e contributi nell'immediato o rafforza la comunità in generale.

• FOSS4G e State of the Map saranno i principali investimenti di tempo nel corso dell'anno, tali da sospendere altre attività OSM per varie settimane, e andranno utilizzati comunicativamente per raggiungere organi di stampa generalisti;
• si completerà la preparazione delle presentazioni CAI (Club Alpino Italiano) e del libretto di 48 pagine preparato con Geo4map per un primo invio sperimentale ad alcune classi delle scuole medie (verrà allegato a un libro di geografia del Prof. Bartaletti);
• verranno realizzati contenuti multimediali, come brevi video e modelli di mappe uMap replicabili, a supporto formativo.

La formazione interna aumenta la capacità dell'associazione e della comunità OSM di perseguire gli obiettivi. Pertanto:

• verrà inserito OpenStreetMap nel calendario della formazione interna fra e per soci;
• si stimolerà la comunità ad organizzare eventi locali anche fornendo materiale stampato; andrà per questo aggiornato l'opuscolo prima basato su LearnOSM;
• saranno strutturati modelli replicabili di progetti da impiegare nelle attività di alternanza scuola-lavoro, valutando alcune opzioni, come la mappatura dell'accessibilità e la viabilità alternativa.

Andrà supportata la comunità nel miglioramento della documentazione di ausilio, così da favorire la crescita dell'utilizzo di OSM nel lungo periodo.

• Illustrare la documentazione su come passare a OSM, ad esempio traducendo switch2osm.org;
• curare la parte italiana del forum OpenStreetMap, dove attualmente le rare domande possono rimanere inevase per diversi mesi;
• curare il wiki di OpenStreetMap, ad esempio aggiornando la versione italiana rispetto alla nuova struttura della documentazione delle etichette;
• evidenziare, nella sezione OpenStreetMap del sito WMI e su openstreetmap.it, i link dei servizi già disponibili e implementare le descrizioni, ad esempio di utilità come servizi di estratti, Bollettino delle cancellazioni di Paolo "Geofrizz" Frizzera, verifica dei nomi delle strade di Daniele Forsi, su.openstreetmap.it. In questo modo oltre ad avere più visibilità se ne migliorerebbe l'usabilità.

Non va dimenticato lo sviluppo dell'infrastruttura tecnica e di quanto renda più efficace l'attività di volontari ed enti, principalmente raccogliendo le richieste dal basso e sostenendo economicamente chi, preferibilmente già inserito nella comunità, è in grado di soddisfarle. In tal senso:

• occorrerà trasferire in WMF Toolforge gli strumenti per l'incremento dei collegamenti fra progetti Wikimedia e OSM (ad es. "Wikipedia-to-OSM");
• andrà potenziato su.openstreetmap.it per consentire agli utenti l'inserimento diretto dei dati in OSM anche senza conoscerne il funzionamento (ad es. oltre a indicare l'esistenza di un ristorante, è possibile indicare numero di telefono, tipo di cucina, la disponibilità di posti all'aperto);
• verrà attivato in WMF cloud una macchina per la sperimentazione di stili di visualizzazione mappe per il CAI, come scritto nel relativo protocollo di intesa, con conseguente aumento di importanza all'interno del CAI stesso;
• Commissionare o assistere una mappatura dell'accessibilità del patrimonio culturale artistico dell'Emilia Romagna, insieme al MiBACT.

Risultati misurabili

Per il 2018 sono confermati gli indicatori numerici del piano triennale, volti principalmente a misurare:

• incremento delle strade, numeri civici e degli oggetti mappati in OSM; un buon indicatore è presente negli estratti OSM, mentre tutte le regioni sono raccolte nel documento “Statistiche strade e oggetti mappati in OSM”;
• partecipazione numerica agli eventi OSM;
• attivazione di progetti sul territorio.

Analisi dei rischi

• Scarso coinvolgimento della comunità OSM alle proposte suggerite e alle attività proposte dall'associazione;
• scarsa capacità dei mappatori di comprendere i progetti Wikimedia e dei wikimediani di capire i benefici di OSM;
• percezione di OSM come troppo difficile o costoso da parte degli enti (ad es. non c'è un processo facile o economico per convertire le pagine del proprio sito a OSM;
• alcune eventuali percepite incompatibilità fra licenze;
• assorbimento di tempo operativo per l'organizzazione di SOTM2018 ed eventualmente a seguito dei due progetti europei: Interreg con WMCH e il progetto di Protezione Civile in Serbia-Montenegro.

Budget

Proventi
Corsi	1.400,00 €
Corsi da piattaforma	400,00 €
Progetto Interreg con WMCH	7.200,00 €
Progetto ProtCiv	5.400,00 €
Alternanza scuola lavoro	900,00 €
Totale proventi	15.300,00 €

Oneri
Rimborsi e spese Interreg con WMCH	3.500,00 €
Rimborsi eventi soci	1.200,00 €
Rimborsi Progetto ProtCiv	5.000,00 €
Organizzazione FOSS4G-IT 2018	700,00 €
Rimborsi FOSS4G-IT 2018	250,00 €
Organizzazione SOTM2018	3.000,00 €
Rimborsi per corsi/conferenze	3.200,00 €
Materiale informativo	1.100,00 €
Sviluppo informatico	3.700,00 €
Totale oneri	21.650,00 €

Sostegno ai volontari

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2018/Sostegno ai volontari/Bozza2

Situazione attuale

Wikimedia Italia è un'associazione di volontariato, nata per sostenere la comunità di progetti come Wikipedia, Wikisource e OpenStreetMap. La maggioranza delle attività che portiamo avanti esiste grazie ad i soci e ai volontari, che però hanno bisogno di sostegno.

In particolare, i soci sentono la necessità di una formazione interna che gli permetta di aumentare le proprie conoscenze, sia su argomenti wiki che più generali, e di conoscere meglio gli altri volontari presenti sul territorio.

Nell'autunno 2015 è stata introdotta una struttura di coordinamento regionale e, a partire dal 2017, nazionale, che a fine 2017 comprende quasi 30 soci. Questo ha dato spinta e motivazione a molti soci, ma si tratta di una struttura ancora giovane, che ha bisogno di solidità. In particolare, molte aree sono ancora scoperte e vari coordinatori hanno espresso la necessità di rafforzare le proprie competenze.

Cambiamento desiderato

Sul lungo termine, si auspica uno scenario in cui:

• i volontari assumono responsabilità e avviano e portano avanti attività con successo e gratificazione (compreso il consiglio direttivo);
• hanno le competenze necessarie per seguirle e un carico sostenibile, con una crescita a livello personale e associativo;
• la mancanza di risorse o di competenze personali non sono generalmente un ostacolo alla realizzazione dei progetti;
• cresce il numero dei soci attivi, che sono meglio connessi fra di loro;
• i coordinatori coprono tutte le regioni italiane e le aree tematiche, collaborano fra loro e sono un punto di riferimento per i soci locali.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

L'associazione può agire su quattro fronti:

• la formazione dei volontari;
• il sostegno economico;
• il sostegno organizzativo;
• la creazione di spazi di condivisione fra i volontari.

Nel 2018, sono confermate le iniziative di sostegno economico già esistenti (come ad esempio la copertura delle spese di viaggio o i microgrant per progetti), che si sono mostrate funzionali. Dei restanti tre punti, la priorità andrà alla formazione e alla creazione di spazi di condivisione fra volontari, che sono la base su cui costruire una crescita personale e associativa dei soci.

Attività

Sostegno economico

• Programma di microgrant;
• fondo per progetti proposti dai soci o di interesse della comunità durante l'anno;
• borse di partecipazione per Wikimania 2018 (Città del Capo); per i risultati del programma, attivo dal 2011, si vedano ad es. le relazioni di Wikimania 2017;
• partecipazione alla Wikimedia Conference o altri eventi del movimento;
• Rimborsi spese per le trasferte.

Formazione

• Per le competenze già presenti in associazione: formazione p2p portata avanti dai soci stessi, anche utilizzando la sede di Milano;
• per argomenti non specifici di Wikimedia (come public speaking, gestione eventi o leadership): formazione tramite strutture esterne (ad es. i centri servizi per il volontariato);
• per le competenze più difficili da reperire: formazione con docenti esterni.

Connessioni fra i soci

• Incentivare l'iscrizione e l'uso delle mailing list: in particolare della lista soci e delle liste regionali e tematiche;
• avere a disposizione uno strumento per sapere chi sono i soci in una determinata regione, o con certe competenze e interessi;
• utilizzare abitualmente la wikina per i materiali e le discussioni di interesse dei soci;
• incentrare le assemblee di Wikimedia Italia sulla discussione fra soci;
• organizzare o incentivare eventi di incontro sul territorio nazionale, come wikiaperitivi oppure giornate di "porte aperte" in ufficio;
• incontro per i coordinatori a inizio anno per conoscersi e avviare il lavoro, sul modello dell'incontro dei coordinatori di febbraio 2017.

Risultati misurabili

Generali

• Almeno 60 soci avranno portato avanti almeno un'attività presente nel Diario di bordo;
• 100 attività presenti sul diario di bordo saranno state portate avanti primariamente da volontari.

Sostegno economico

• Almeno 40 richieste di finanziamenti per progetti.

Formazione

• Almeno 5 soci avranno preso consapevolezza di un servizio che prima non sapevano/potevano offrire;
• almeno 15 attività di formazione interna;
• almeno 30 persone distinte partecipano alle attività di formazione.

Connessioni fra i soci e partecipazione

• Almeno 130 soci avranno scritto almeno una volta nella mailing list dell'associazione;
• diminuzione delle disiscrizioni dalla mailing list;
• almeno 70 persone avranno fatto almeno una modifica sul wiki dell'associazione;
• almeno 70 soci avranno segnalato la propria disponibilità per attività.

Coordinatori

• Il 75% dei coordinatori avrà portato avanti almeno 3 attività (da Diario di bordo).

Altro

• Elenco dei nomi degli utenti molto attivi dei progetti Wikimedia che sono stati direttamente coinvolti o aiutati dalle varie iniziative per realizzare qualcosa di concreto che altrimenti non avrebbero prodotto (ad es. consulenza legale, microgrant, utenti wikisource che traggono giovamento dallo sviluppo del tool). La base storica è di circa 10 nell'anno, sostanzialmente i momenti di formazione riservati a utenti molto attivi dei progetti quali gli operatori OTRS;
• KPI del programma Wikipedia in italiano nel piano operativo 2017-2019.

Analisi dei rischi

• Tutte le azioni previste dipendono dall'interesse dei volontari, che è difficile da prevedere o da anticipare;
• risorse non sufficienti per soddisfare le richieste, oppure domande molto inferiori alle attese;
• difficoltà nel reperire volontari per tenere gli incontri di formazione;
• i soci possono allontanarsi dalla mailing list e dagli spazi di discussione quando ricevono un flusso di comunicazione eccessivo oppure lo percepisco come inutile o molesto.

Budget

Oneri
Microgrant	10.000,00 €
Progetti proposti dai soci	10.000,00 €
Borse Wikimania 2018	8.000,00 €
Eventi internazionali	1.000,00 €
Rimborsi spese	10.000,00 €
Formazione	4.000,00 €
Incontri tra soci	4.500,00 €
Totale oneri	47.500,00 €

Comunicazione

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2018/Comunicazione

Situazione attuale

Nella prima parte del 2017, la comunicazione esterna dell'associazione è stata consolidata su vari fronti. Innanzitutto si è cercato di aumentare il volume e la frequenza di aggiornamento sui principali canali di comunicazione (in particolare blog e social network) al fine di favorire un maggiore coinvolgimento del pubblico, pur in una sostanziale continuità con gli anni precedenti. Inoltre, è stata intensificata l'attività di ufficio stampa con l'invio di un maggior numero di comunicati a liste mirate, individuate grazie al database Mediaddress: ciò ha permesso di creare un buon numero di contatti diretti con giornalisti interessati ai temi dell'associazione. Sul fronte della comunicazione interna si è cercato di comunicare con maggiore regolarità ai soci le attività in corso e segnalare gli eventi in programma su più canali, come newsletter, blog e social network, oltre al tradizionale Diario di bordo.

Nonostante questi sforzi, permangono tuttavia alcuni importanti ambiti di miglioramento. Sul fronte della comunicazione esterna, ancora l'associazione non è riuscita a diventare il punto di riferimento per la stampa relativamente a Wikipedia e agli altri progetti Wikimedia, mentre i soci manifestano l'esigenza di comunicare all'esterno in modo chiaro, coprendo una gamma più ampia di argomenti (ad es. con approfondimenti sui progetti fratelli). Sul fronte della comunicazione interna è necessario invece lavorare per accrescere la trasparenza e aumentare il coinvolgimento dei soci.

Cambiamento desiderato

Asse A: comunicazione interna

Migliorare il flusso di informazioni verso i soci e aumentarne il coinvolgimento.

• Accrescere la trasparenza e comprensione reciproca nell'associazione, per consentire ai soci di collaborare tutti nella medesima direzione;
• fare arrivare gli aggiornamenti a tutti nei tempi adeguati, così che non si sprechino opportunità (ad es. le attività non perdono soci che le avrebbero potute sviluppare; i soci non perdono occasioni di potenziale interesse).
• abilitare i soci a contribuire in modo proattivo alle attività di comunicazione, definendo un processo preciso (ad es. proporre post per il blog, contribuire a Twitter, e così via).

Asse B: comunicazione istituzionale

Rafforzare la conoscenza e aumentare l'interesse verso l'associazione da parte dei pubblici esterni: stampa, media e, più in generale, i cittadini.

Stampa e media

Diventare il punto di riferimento per giornalisti e organi di comunicazione per le informazioni su OpenStreetMap, Wikipedia e gli altri progetti Wikimedia.

Pubblici esterni

Migliorare la qualità delle informazioni presenti sul nostro sito web e sui materiali di comunicazione, in modo da farci trovare da chi ci sta cercando anche se non lo sa (per esempio scuole o enti culturali in cerca di sviluppo/alfabetizzazione digitale), chi non ci conosce o segue ancora ma condivide la nostra missione e chi ci conosce ma cerca approfondimenti sulle nostre attività.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Attività continuative

Assicurare che i canali di comunicazione dell'associazione:

• siano aggiornati di frequente;
• contengano testi conformi ai principi e al messaggio dell'associazione;
• siano in grado di fornire approfondimenti vari e diversificati, anche sui progetti meno noti;
• siano aperti alla possibilità di contribuire da parte dei soci;
• abbiano un buon rapporto costi/benefici, anche per i volontari che li alimentano;
• siano efficienti, capaci di valorizzare i contenuti associativi e pronti a reggere le sfide che li attendono.

Asse A: comunicazione interna

• In coerenza con le proposte identificate nell'ambito del programma di sostegno ai volontari, individuare processi e modalità per abilitare il coinvolgimento dei soci, consentendo loro di segnalare le attività che conducono/dare visibilità ad esse all'interno dei canali di comunicazione;
• utilizzare il wiki dell'associazione in modo sistematico per dare evidenza ai soci delle attività dell'associazione, comprese convenzioni, partecipazioni a bandi, e così via.

Asse B: comunicazione istituzionale

Stampa e media

• Focalizzare maggiormente l'attività di ufficio stampa (ad es. meno comunicati, selezionati per rilevanza contenuti/collaborazioni e meglio seguiti nell'attività di recall);
• agire in modo proattivo verso i giornalisti per fare conoscere Wikimedia Italia e le sue attività.

Pubblici esterni

• Creare un piano editoriale pubblico che consenta, settimana per settimana, di calibrare i contenuti della nostra comunicazione e dare spazio ai progetti dell'associazione, alle attività condotte dai soci, ad approfondimenti sui progetti Wikimedia (anche quelli meno noti) e sul tema della conoscenza libera;
• migliorare i contenuti e il layout del sito web istituzionale in modo che siano chiari, completi e facilmente navigabili.

Attività

Mantenimento delle attività continuative

Blog

Pubblicazione di almeno 4 articoli alla settimana sul blog.

Social

Pubblicazione almeno 1 volta al giorno su Twitter e Facebook.

Newsletter

Stesura e invio newsletter quindicinale.

Ufficio stampa

• Stesura e diffusione comunicati stampa;
• monitoraggio uscite stampa.

Attività specifiche

• Impostare un piano editoriale:

• stilare una lista di argomenti da coprire;
• definire una quota mensile di articoli per ciascun argomento.

• Abilitare i soci a contribuire alle attività di comunicazione dell'associazione:

• individuare processi e strumenti migliori (ad es. Dlvrt per Twitter, pagina in wikina per il blog);
• comunicare quanto definito in modo chiaro a tutta la base associativa;
• fornire supporto nelle prime fasi di implementazione del processo.

• Definire un piano di contatto con i giornalisti del settore cultura:

• selezionare almeno 10 contatti tra quotidiani e periodici;
• inviare una mail di presentazione e il press kit WMI;
• richiamarli / incontrarli di persona.

• Ripensare i contenuti e rendere meglio navigabile il sito web:

• rivedere i testi delle sezioni dedicate ai progetti, insieme a project manager e coordinatori;
• creare una media gallery;
• implementare un sistema di etichette per i post del blog;
• inserire i tasti per la diffusione dei post sui social.

Nota bene

Alcune iniziative inserite nel quadro dei singoli progetti dell'associazione richiederanno un impegno consistente in termini di comunicazione, in particolare:

• FOSS4G-IT Roma 2018 (febbraio);
• State of the Map Milano 2018 (luglio);
• Wiki Loves Monuments 2018 (settembre);
• Convegno Stelline (o altri convegni in ambito GLAM in corso di definizione);
• Editathon (da definire);
• Attività di fundraising (campagna di Natale a novembre/dicembre più altre iniziative specifiche da definire).

Le attività previste sono esplicitate all'interno delle sezioni dedicate.

Risultati misurabili

• Sito web
  • Pubblico (numero visitatori);
  • frequenza (numero articoli pubblicati sul blog);
  • varietà dei contenuti (numero articoli per tipologia individuata nel piano editoriale).

• Social
  • Pubblico (numero like su pagina Facebook, numero follower Twitter);
  • frequenza (numero post pubblicati);
  • coinvolgimento (engagement rate: numero reazioni, numero di visualizzazioni, numero di condivisioni);
  • efficacia dei post Facebook (numero di persone nuove che iniziano a seguire la pagina Facebook WMI a partire dai post).

• Newsletter
  • Pubblico (numero contatti);
  • interesse (tasso disiscrizione e tasso apertura);
  • efficienza (click/totale aperture).

• Stampa
  • Penetrazione (presenza Wikimedia Italia nella stampa: numero articoli usciti su tutte le testate);
  • rete contatti (numero nuovi giornalisti con cui è stato aperto un canale diretto);
  • approfondimento (numero articoli con intervista a un socio o a personale Wikimedia Italia/editoriali).

• Coinvolgimento dei soci
  • Numero articoli scritti dai soci nel blog;
  • numero tweet pubblicati dai soci.

Analisi dei rischi

• disinteresse o percezione di disattenzione da parte dei soci rispetto alle attività di comunicazione;
• disinteresse (o confusione sui temi cari all'associazione) da parte dei giornalisti;
• impossibilità di gestire in modo efficace le attività di comunicazione, date le risorse (umane ed economiche) a disposizione: in particolare, il rischio è che la maggior parte del tempo sia impiegato nella gestione dell'ordinaria amministrazione, perdendo di vista obiettivi di comunicazione più alti come il posizionamento dell'associazione.

Budget

Oneri
Abbonamento servizio newsletter e altro	504,00 €
Abbonamento Mediaddress	1.952,00 €
Brochure	376,88 €
Gadget	1.000,00 €
Assistenza tecnica sito web	1.500,00 €
Mantenimento domini web	1.200,00 €
Sponsorizzazione post/tweet	200,00 €
Totale oneri	6.732,88 €

Fundraising

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2018/Fundraising

Situazione attuale

Negli ultimi anni Wikimedia Italia ha iniziato a strutturare internamente l'attività di fundraising, concentrandosi in particolare sulle donazioni degli individui, la raccolta del cinque per mille e le sponsorizzazioni.

L'attività richiede attualmente di essere rafforzata per diventare davvero efficace: nello specifico, le azioni verso i donatori individuali devono essere potenziate e standardizzate, mentre la ricerca di sponsor deve strutturarsi; manca ancora un codice etico che guidi l'attività di ricerca e non si è investito nella capacità di attrarre sponsor su progetti diversi da Wiki Loves Monuments.

Le cause del mancato consolidamento sono da ricondurre principalmente ai seguenti fattori:

• mancanza di tempo e conseguentemente di pianificazione da parte dello staff dedicato;
• difficoltà a legare le azioni di fundraising ai singoli progetti;
• scarsa consapevolezza da parte dei membri dell'associazione (soci, volontari, direttivo, staff) della cultura del fundraising.

Cambiamento desiderato

• Far crescere le risorse per lo sviluppo sostenibile di Wikimedia Italia: i fondi, ma anche le persone;
• cercare fonti di finanziamento che possano crescere e stabilizzarsi nel tempo, per differenziare le entrate e diminuire la dipendenza dal cinque per mille;
• aumentare il coinvolgimento di soci, volontari e membri dello staff affinché possano rafforzare l'identità sociale di Wikimedia Italia verso l'esterno.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Per quest'anno, non è possibile investire su troppe fonti differenziate perché non ci sono le risorse (economiche e umane) per farlo in maniera puntuale e sostenibile. Ciò premesso, si delineano le azioni da intraprendere per cambiare la situazione.

Piano base

Rafforzare e stabilizzare le attività di fundraising fondamentali, evitando di lanciare nuove iniziative per le quali occorrerebbero risorse umane e finanziarie che in questo momento l'associazione non può assicurare.

Fonti di finanziamento

Individui

Consolidare l'attività di fundraising verso gli individui assicurandosi di:

• tenere informati e aggiornati i donatori sulle attività dell'associazione, i risultati che ottiene grazie alle donazioni e come utilizza i soldi raccolti;
• migliorare la configurazione e l'utilizzo del database di contatti;
• pianificare con il dovuto anticipo le attività di fundraising;
• integrare l'attività di fundraising con la comunicazione, lavorando in modo coordinato ed efficace;
• basare le azioni future sui risultati storici raccolti in passato;
• essere tempestivi nel rispondere alle richieste dei soci e nel sollecitare il rinnovo della quota associativa.

Il pubblico cui si rivolge l'attività è composto principalmente da contatti presenti nel database di Wikimedia Italia.

Sponsor

Consolidare l'attività di ricerca di aziende/partner che sponsorizzino i progetti dell'associazione, concentrandosi su:

• rinnovo della collaborazione con gli sponsor già partner;
• ricerca di nuove sponsorizzazioni (monetarie o in-kind) per finanziare progetti specifici;
• ricerca di partner che puntino al coinvolgimento dello staff dell'azienda: ad es. gift matching.

Progetti

Possibili progetti sui quali concentrare le attività di fundraising:

• OpenStreetMap: State of the Map;
• Iniziative umanitarie di OpenStreetMap;
• GLAM - musei: editathon;
• GLAM - musei e biblioteche: wikipediani in residenza;
• Wiki Loves Monuments: valorizzazione del patrimonio culturale italiano e wikigite in lingua italiana dei segni;
• progetti educativi.

Coinvolgimento soci e volontari

• Mantenere il numero di soci in linea con quello dell'anno precedente ed evitare la disiscrizione;
• all'interno della formazione prevista per i volontari, promuovere incontri per sensibilizzare i soci alla cultura del fundraising e aumentare il senso di coinvolgimento verso la causa sociale dell'associazione. Coloro che dimostreranno particolare interesse potranno diventare ambasciatori, attivandosi nella raccolta di nuovi donatori o potenziali donatori.

Piano avanzato

Nel caso in cui si rendessero disponibili più risorse economiche rispetto a quelle attualmente preventivabili, queste verranno reinvestite a sostegno e ampliamento delle azioni presenti nel "Piano base" come segue:

• acquisizione di liste di contatti di nuovi potenziali donatori;
• avvio dei lavori per strutturare uno shop online;
• rimborso spese forfait per l'attività degli ambasciatori;
• campagna cinque per mille su riviste cartacee o cartellonistica.

Attività

Fonti di finanziamento

Individui

Attività preliminari e continuative

• Intervenire sul sito per rendere facile e veloce l'atto della donazione e del versamento della quota sociale (differenziare gli strumenti di pagamento; renderli invitanti e raggiungibili; rendere più visibili i tasti "Dona ora" sul sito);
• rendere più efficiente l'utilizzo del database: impostare uno schema logico di organizzazione dei dati e profilare tutti i contatti (partner progetti, aziende, partecipanti a eventi);
• mantenere vivo il dialogo con Wikimedia Foundation per non sovrapporsi nelle campagne e farsi supportare quando possibile;
• riprendere i contatti con i "grandi donatori" presenti nel database dell'associazione e cercarne di nuovi.

Attività specifiche

• Maggiore attenzione al donatore: inviare la ricevuta con il riepilogo dei versamenti a inizio anno utile per le agevolazioni fiscali; tenere aggiornati i donatori sulle attività realizzate grazie ai loro fondi inviando infografiche/report riepilogativi (sia cartacei sia via email);
• inviare a giugno/luglio ai donatori un messaggio su un progetto specifico chiedendo di donare;
• realizzare una campagna donazioni nel periodo di Natale;
• campagna cinque per mille: ripetere le attività consolidate negli anni scorsi, in particolare quelle realizzate in collaborazione con Wikimedia Foundation (central notice e invio di email ai loro donatori), apportando alcuni cambiamenti alla campagna:

• non distribuire più le cartoline nelle case di sconosciuti, ma inviarle ai nostri contatti (soci e donatori);
• richiedere il supporto per la diffusione del messaggio a partner e sponsor.

Sponsor

• Redazione di un codice etico per definire i criteri su cui fondare gli accordi di partnership; il lavoro di stesura del codice etico sarà eseguito in collaborazione con una commissione di soci;
• scadenzare ad inizio anno i termini delle sponsorizzazioni legate ai progetti;
• scouting e schedatura delle imprese potenzialmente interessate a sostenere i progetti di Wikimedia Italia;
• mantenere il contatto con lo sponsor e rendicontare in modo preciso il progetto oggetto della sponsorizzazione.

Coinvolgimento soci e volontari

• Azioni continuative e puntuali verso i soci, nuovi e storici: rispondere alle richieste e alle iscrizioni, sollecitare il rinnovo, e così via;
• organizzare due incontri di formazione (inizio e fine 2018) per soci e volontari sul tema fundraising per coinvolgerli nelle attività di promozione dell'associazione verso l'esterno;
• formare gli ambasciatori, ovvero volontari che si impegneranno a cercare nuovi donatori ricorrenti o potenziali tali;
• produrre il kit di materiale informativo da fornire agli ambasciatori (moduli per la raccolta dati, documentazione per le donazioni ricorrenti con SDD, brochure istituzionali).

Risultati misurabili

Generale

• Portare il cinque per mille a una percentuale dell'80-85% sul totale delle entrate derivanti da donazioni, sponsorizzazioni, quote associative (nel 2017 è circa del 90%).

Individui

• Almeno l'80% dei soci ha rinnovato la quota;
• tassi di risposta campagne via posta elettronica uguali o maggiori a quello del 2017;
• 30.000 € donazioni raccolte dagli individui;
• almeno un grande donatore che effettui una donazione continuativa pari a un totale di 3.000 €/anno;
• numero di iscritti alla newsletter dalla landing page del cinque per mille maggiore del 30% rispetto all'anno precedente.

Imprese

• Almeno 5 nuove aziende che hanno sponsorizzato un progetto nel 2018;
• fondi raccolti: 20.000 € per WLM (esclusi in-kind; vedi budget WLM) - 10.000 € per altri progetti.

Coinvolgimento volontari

• numero di ambasciatori attivi: 2
• numero di nuovi donatori continuativi raccolti: 10

Analisi dei rischi

Il rischio principale è legato alla disponibilità di risorse umane dedicate al fundraising. Il rischio può essere mitigato attraverso l'assunzione di nuove risorse oppure monitorando su base mensile le ore dello staff dedicato al fundraising in modo da analizzare in quali altre attività esso è coinvolto, e rivedere quindi la pianificazione interna delle attività.

Ulteriore rischio legato alle risorse umane può manifestarsi nel caso in cui il piano sopra delineato sia sovrastimato in termini di ore-persona necessarie per la sua esecuzione rispetto alle risorse effettive. Ciò potrebbe portare a svolgere le attività in modo approssimativo con ripercussioni a tutti i livelli o a non avviare parte delle attività previste. Per evitare tali rischi è utile una revisione del piano su base trimestrale.

Altri fattori che potrebbero contribuire al mancato raggiungimento degli obiettivi sopra esposti sono:

• scarso coinvolgimento dei volontari nell'attività di ambasciatori della causa sociale dell'associazione;
• disinteresse da parte delle aziende contattate per i progetti dell'associazione;
• scarsa inclinazione da parte dei donatori a sostenere la finalità sociale e le attività di Wikimedia Italia.

Tali rischi possono essere mitigati rispettivamente:

• in sinergia con le attività di sostegno ai volontari, comprendendo meglio il ruolo del volontario e se e come pensa di poter avere parte attiva nelle attività di fundraising dell'associazione;
• analizzando la tipologia di aziende contattate, capire se erano il target corretto per l'associazione, ed analizzare le motivazioni del disinteresse;
• in collaborazione con la comunicazione migliorando le attività ed il materiale riguardante la mission ed i progetti dell'associazione.

Terzo livello di rischio, meno prevedibile e controllabile, riguarda invece il cinque per mille. Azioni che possono contribuire a ridurre una eventuale flessione negativa sono:

• lo sviluppo ed il mantenimento della collaborazione con Wikimedia Foundation soprattutto in termini di coordinamento delle reciproche iniziative di fundraising;
• il miglioramento della comunicazione sulle attività svolte dall'associazione e sui risultati tramite un report annuale.

Budget

Proventi
Quote associative	6.500,00 €
Donazioni	30.000,00 €
Cinque per mille	300.000,00 €
Sponsorizzazioni	10.000,00 €
Totale proventi	346.500,00 €

Oneri
Tessere soci + spedizione	1.000,00 €
Attenzione donatore	690,00 €
Campagne donazioni	7.600,00 €
Cinque per mille	700,00 €
Ambasciatori	1.100,00 €
Aggiornamento sito web	200,00 €
Totale oneri	11.290,00 €

Pianificazione, relazioni sulle attività, bilanci sociali e bilanci di Wikimedia Italia

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